L'Azienda
Bip (Business Integration Partners) è la principale società di consulenza a capitale italiano, una multinazionale con oltre 4.500 professionisti nel mondo. Caratterizzata da una crescita esponenziale, Bip ha fatto dell'efficienza e del controllo dei processi i pilastri della sua espansione.
La sfida: Il paradosso della crescita
Come ogni azienda in forte espansione, Bip si è trovata a dover gestire un effetto collaterale del successo: la frammentazione.
Mentre i Grandi Eventi "Manifesto" (Convention, Meeting Globali) erano gestiti da un team interno, esisteva un enorme sommerso: la "Coda Lunga".
Parliamo di centinaia di iniziative ricorrenti – business lunch, welcome coffee, meeting con clienti, piccoli team building – che, sommate, generavano un volume di spesa enorme ma non governato.
Questa mole di lavoro ricadeva su un'unica figura del Front Office, creando un collo di bottiglia operativo insostenibile e una totale assenza di visibilità per il Procurement.
"La categoria eventi è una delle spese indirette più particolari. C'è una moltitudine di fornitori per ogni piccola tipologia di evento... questo porta una diversità e una complessità negli accordi che non si trova in altri cluster di spesa."
Bip non cercava solo un fornitore, ma un centro di controllo per tutti i mini-meeting e piccoli eventi quotidiani.
Ha scelto Kampaay per implementare una soluzione ibrida (Piattaforma + Team Dedicato) capace di agire su tre livelli aziendali distinti.
Livello 1. MANAGEMENT: Da "Collo di bottiglia" a supervisione
Per Elena Ciriello, Front Office Team Leader, la sfida era operativa: uscire dall'emergenza quotidiana e riuscire a delegare.
Grazie alla piattaforma, Elena è passata dal gestire manualmente preventivi via email (con picchi di 2 eventi al giorno) a un ruolo di supervisione tramite la Dashboard Admin.
Feature chiave: Dashboard Budget e Ruoli Admin. Elena ora assegna budget e monitora la spesa senza dover richiedere report manuali.
"Quando il mio CFO mi chiede “Elena, quanto stiamo spendendo in eventi su Roma?', non devo più chiedere report o fare stime. Apro la dashboard, vado nella sezione budget... ed ecco il dato. In tre secondi."
Livello 2. TEAM OPERATIVO: adozione e velocità
La "Coda lunga" degli eventi è fatta di velocità. Il team operativo (Annalisa e Federica) necessitava di uno strumento che non rallentasse il lavoro. La combinazione di Catalogo Self-Service (per catering e servizi standard) e Supporto Event Expert (per richieste complesse) ha garantito un'adozione del 100%.
Il cambiamento: Da "rincorrere i preventivi" a "preventivo pronto in 2 minuti".
L'impatto: Il team ha trasformato un compito stressante in un'attività a valore aggiunto, con la sicurezza di avere sempre un "salvagente" umano in caso di imprevisti.
"Il bello di Kampaay è che non è solo una piattaforma... C’è un evento importante da organizzare da zero? Oppure un’emergenza da risolvere? Un messaggio e loro rispondono. Sono un'estensione del nostro team."
Livello 3. PROCUREMENT: Governance e Vendor Consolidation
Per l'Ufficio Acquisti, l'obiettivo era eliminare la "Dark Spend" e ridurre il carico amministrativo. Kampaay ha agito come Master Vendor, consolidando centinaia di piccoli fornitori in un unico interlocutore contrattualizzato.
La svolta: Dalla gestione di decine di anagrafiche alla fatturazione centralizzata.
Il risultato: Kampaay ha superato i KPI finanziari e qualitativi ottenendo la certificazione di "Fornitore Gold", un riconoscimento che ora permette a Kampaay di competere anche per gli eventi più complessi e strategici.
"Essere Fornitore Gold non è una questione puramente economica. Per noi è fondamentale la trasversalità: Kampaay ha la capacità di soddisfare più richieste di team diversi in modo efficiente... Siete Gold perché avete passato una selezione che include l'analisi finanziaria e, soprattutto, il rating positivo del team interno."
I risultati
In meno di un anno, il modello Kampaay ha permesso a Bip di portare sotto processo la coda lunga degli eventi.
Efficienza operativa: Gestione fluida fino a 40 eventi/mese, liberando oltre 1.500 ore lavorative l'anno da attività a basso valore aggiunto.
Vendor Consolidation: Passaggio da decine di fornitori frammentati a 1 unico Master Vendor con un solo flusso di fatturazione mensile.
Speed & Savings: Accesso immediato a tariffe negoziate e onboarding "lampo" di nuovi servizi, bypassando le lungaggini di qualifica tradizionali.
Scalabilità: Un unico partner capace di eseguire con la stessa efficacia dal piccolo catering ricorrente e attivabile sull’evento complesso.
