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Event Planner: chi è e come scegliere quello giusto

Event Planner: chi è e come scegliere quello giusto

Scopri come scegliere il professionista giusto per te

Event Planner: chi è e di cosa si occupa

Ci siamo. Vorresti organizzare un evento per la tua azienda e ancora non ti è proprio chiarissimo a quale figura rivolgerti?
Meglio un Event Planner o un Party Planner? O magari quel collega che organizza feste spettacolari.
Alt, semaforo rosso! La prima, imprescindibile regola, quando si parla di eventi, è mai improvvisare e affidarsi sempre a professionisti del settore.

Ma andiamo con ordine: per quanto riguarda il nostro caso specifico, cioè l’organizzazione di un evento aziendale, per un buon risultato la scelta dovrà ricadere preferibilmente sulla figura dell’Event Planner.

L’ Event Planner è quella persona che, spesso affiancata da un team progettuale, manageriale e creativo, si occupa di curare nel dettaglio la riuscita di feste piuttosto strutturate con buon numero di partecipanti. Gli esempi più lampanti sono gli eventi aziendali, ma non scordiamoci anche di congressi, fiere e mostre.

Al contrario, il Party Planner si occupa generalmente di gestire eventi più contenuti nei numeri (ma non è una regola) e, soprattutto, più semplici dal punto di vista organizzativo, come feste private o di compleanno, ma anche ricevimenti.

Il bello di affidarti a un esperto Event Planner? Oltre ad avere l’opportunità di aumentare l’awareness della tua azienda e farla conoscere a potenziali futuri clienti (ma anche partner, fornitori o colleghi) un fattore molto importante da tenere in considerazione è che sicuramente un professionista del settore avrà una rete consolidata di contatti di fiducia da sguinzagliare per la buona riuscita del tuo evento.
Anche perché, ricordiamoci che per un Event Planner non esiste miglior biglietto da visita di una “missione compiuta”!

L'Event Planner permette di organizzare eventi aziendali di successo

La formazione dell'Event Planner

Va da sé che la principale qualità di un buon Event Planner debba essere la capacità di organizzarsi al meglio, tenendo conto di tempi e costi.
Ma per guadagnarsi una buona reputazione nel campo, le skill gestionali non sono certo sufficienti.

In più, l’Event Planner dovrà necessariamente essere versato nelle pubbliche relazioni, ma anche essere un abile risolutore di problemi, anche di quelli più inaspettati.
Esatto: la skill principale di un buon Event Planner è proprio il problem solving, cioè la capacità, in questo caso, di far fronte, insieme al suo team, a criticità potenzialmente infinite.

Il suo percorso di studi generalmente ha a che fare con la comunicazione, il marketing e il management.

Queste caratteristiche però sono puramente indicative e non precludono il fatto che il professionista possa avere una formazione differente. 

Anzi, spesso la provenienza da un altro settore può essere decisiva nel regalare all'Event Planner una visione più "out of the box".

Quando dovresti ricorrere all’Event Planner

Se fai parte di un’azienda, potresti avere bisogno di rivolgerti a un professionista dell’Event Planning sia nel caso che tu voglia organizzare eventi come conferenze, seminari, workshop o eventi più informali, come ad esempio una festa o, perché no, una giornata all’insegna del team building organizzata con lo scopo di rafforzare lo spirito collaborativo del tuo team.

L’Event Planner ti sarà d’aiuto anche per organizzare eventi dedicati alla conoscenza e al consolidamento dei rapporti con i tuoi partner commerciali, fornitori o sponsor, ma anche fiere di settore; strumenti utilissimi per incontrare altri professionisti e potenziali nuovi clienti.

Come scegliere l’Event Planner giusto per te

Scegliere l’Event Planner giusto per te dipende, come sempre, da tanti fattori.
Come in molti altri casi, noi di Kampaay troviamo che sia molto utile partire facendosi una domanda apparentemente molto semplice: “Quali sono i miei obiettivi?”, ma anche “Cosa voglio comunicare al mio partner o team?”.

Prendiamo ad esempio le fiere e ipotizziamo di essere un brand che vende frutta secca di alta qualità che ha appena ampliato il suo range di prodotti.
In questo caso, l’obiettivo (o meglio: uno degli obiettivi) sarà presidiare le principali fiere del settore food e far conoscere il proprio assortimento ai consumatori.
La scelta dell’Event Planner ideale, quindi, ricadrà probabilmente su una figura con una consolidata esperienza nel settore e preferibilmente anche con una rete piuttosto ampia di influencer e professionisti delle PR.

Event Planner e Events Management Solution: le soluzioni di Kampaay

Non c’è una regola precisa: l’Event Planner può essere un singolo professionista ma anche far parte di un gruppo, come un’agenzia. Oppure, potresti incappare in una piattaforma digitale e innovativa che racchiuda al suo interno realtà in grado di offrire supporto sia nella pianificazione dell’evento che nella parte più propriamente manageriale… un po’ come nel nostro caso. Noi di Kampaay, infatti, grazie alla nostra ormai ferrata esperienza nel campo degli eventi e ad un’attenzione scrupolosa verso le necessità dei nostri clienti, abbiamo deciso di focalizzare la nostra offerta in una macroarea:

L’Events Management Solution

Passando al lato squisitamente organizzativo della faccenda, ti consigliamo di sbirciare la pagina di Kampaay dedicata all’Events Management Solution, uno strumento digitale in grado di supportarti a 360° nel soddisfare tutte le necessità strategiche del tuo evento, centralizzando la gestione dei tuoi eventi in modo smart e in linea con gli obiettivi della tua azienda. In più, grazie all’Events Management Solution avrai la possibilità di configurare la piattaforma con funzionalità esclusive, otterrai un catalogo personalizzato per la tua azienda e avrai modo di di scoprire tantissimi sconti e benefit dedicati a te, che potrai sfruttare per i tuoi prossimi eventi.

Ancora indeciso sulla soluzione più adatta a te? Beh, intanto se ti va puoi farti un’idea delle nostre soluzioni visitando il nostro sito e mandandoci la richiesta per una demo. Saremo felici di ascoltare le tue esigenze organizzative e strategiche, così da essere in grado di consigliarti al meglio.

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