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Event Planners: i 7 consigli per gestire al meglio le priorità

Scopri tutti i segreti per pianificare i tuoi eventi!

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La situazione di partenza

Cos'hanno in comune un poliziotto, un pilota di linea, un pompiere e un project manager?

Secondo la classifica annuale di CareerCast, si tratta dei lavori più stressanti in assoluto. Per il project manager, in particolare, il punteggio di stress arriva ad essere attorno ai 51.19 punti. D'altronde, chi è project manager o event planner, lo sa molto bene: quando c'è da organizzare un meeting esistono letteralmente milioni di dettagli a cui pensare, e anche possibili problemi da prevedere.

Non sono di certo dei maghi, eppure in certi casi viene da chiedersi come sia possibile che degli esseri umani siano in grado di gestire così tante task apparentemente in contemporanea, assicurandosi la buona riuscita dell'evento e il raggiungimento degli obiettivi definiti dalla strategia aziendale. Nelle prossime righe prenderemo in esame le principali problematiche che possono mettere a dura prova l'efficienza di un Event Planner, andando a delineare per ciascuna di queste voci una soluzione efficace e, spesso, più semplice di quanto si creda.

Pianifica

Ne abbiamo già parlato svariate volte: la prima cosa da fare prima ancora dell'inizio dell'evento è pianificarlo.

Ma cosa significa di preciso? Pianificare un evento, nella pratica, significa innanzitutto chiedersi quale sia la ragione per cui vogliamo dare vita al progetto. Avendo chiaro questo punto di partenza sarà incredibilmente più facile stabilire gli obiettivi che abbiamo bisogno di raggiungere e stendere un piano d’attacco concreto che rispecchi la nostra visione iniziale, aiutandoci a prendere le decisioni in modo più obiettivo e senza lasciarci sopraffare dal corso… degli eventi, per l'appunto.

Definisci le priorità

Una volta che abbiamo ben chiari gli obiettivi della nostra strategia, lo step immediatamente successivo è definire le priorità.

La via migliore per arrivare a questa destinazione è imparare la differenza tra urgenze e priorità effettive e poi metterla in pratica.

Se abbiamo delle deadline molto stringenti: infatti, è facile che ogni task ci appaia come improrogabile, ma probabilmente in questo caso si tratta solo di un'urgenza, e le suddette task potrebbero effettivamente non rappresentare le voci più importanti del nostro piano d'azione.

Ecco perché più che mai in questi casi, stabilire una gerarchia di priorità prima che siano i tempi stretti a farlo per noi è della massima importanza.

Più chiaro sarà il confine tra “urgente” e “importante”, migliori saranno i flussi organizzativi della tua attività di planning dell’evento.

Imposta le deadline

Come accennavamo nel paragrafo precedente, avere delle deadline ravvicinate potrebbe rappresentare un ostacolo per la nostra produttività, facendoci un po' perdere la bussola e portandoci a considerare ogni task come prioritaria, anche quando non è così.

In queste situazioni, la soluzione è giocare d’anticipo e pianificare gli step del progetto con prima del previsto, e soprattutto mettendo in pratica la gerarchia di priorità a cui accennavamo prima.

Avere a disposizione una timing realizzata “mettendoci la testa” può davvero fare la differenza sulla buona riuscita del progetto, aiutandoci a visualizzare ciò che dovremo fare con un certo anticipo e preparandoci psicologicamente al lavoro. 

Un'Event Planner durante la progettazione
Per un Event Planner la fase di progettazione è cruciale

Programma le pause

Quando il tempo viene meno, “tirare dritto” fino alla deadline senza quasi respirare potrebbe, in apparenza, sembrare una valida soluzione.

Eppure, prenderci delle pause potrebbe essere la strada giusta verso un modo di lavorare e di gestire i processi interni più equilibrato.

Come? Semplice, programmandole! Ebbene sì, costruire un programma dettagliato delle singole giornate lavorative tenendo conto di spazi temporali dedicati esclusivamente alle pause potrebbe davvero fare la differenza non solo nell’approccio che abbiamo verso il nostro lavoro ma anche, di conseguenza, sulla buona riuscita del progetto. Ci avevi mai pensato?

Utilizza i giusti tool per pianificare

Anche ai migliori Event Planner, di tanto in tanto, può far comodo avere un supporto.

In questi casi, i software di management ci vengono incontro per darci una mano, ancora una volta, nella pianificazione nel lavoro.

Software come Asana o Kampaay spesso possono essere d’aiuto nell’aiutarci a definire al meglio le nostre task e le relative liste di priorità da gestire nel tempo che abbiamo a disposizione.

Evita il multitasking

Con un mondo che va sempre di più alla velocità della luce, è facile cadere nella trappola del perfezionismo, e la tentazione di diventare dei perfetti “multitasker” si inserisce proprio in questa cornice.

Al contrario, cercare di portare a termine più attività in contemporanea e in un periodo stretto di tempo non è quasi mai proficuo.

Per noi e per la qualità del nostro lavoro tanto quanto per la “salute” del progetto che stiamo seguendo.

Prova a dirigere la tua attenzione verso un compito alla volta: se hai la tendenza a occuparti di più task allo stesso tempo, così facendo ti accorgerai di essere diventato incredibilmente più produttivo rispetto al solito, e anche il tuo atteggiamento sarà più positivo.

Chiudi la giornata

Lavorando come project manager nel mondo degli eventi è facile avere la sensazione di non smettere mai di pensare alla prossima cosa da fare, anche al di fuori dal luogo di lavoro, quando in teoria la nostra giornata dovrebbe essere finita.

Se ci pensiamo bene, però, mettere un punto fermo al termine della giornata lavorativa ci è d'aiuto nel permetterci di decomprimere lo stress accumulato fino a quel momento, ma anche per ragionare a mente fredda su ciò che abbiamo portato a compimento.

In questo modo avremo anche un pizzico di lucidità in più nell'approcciarci allo svolgimento delle task che sono rimaste nella nostra lista di priorità. Ora che abbiamo fatto un po' di luce sull'importanza di creare delle cornici funzionali all'interno delle quali inserire le attività con cui ogni project manager o event planner deve necessariamente interfacciarsi, che ne dici di sfruttare le soluzioni messe a disposizione da Kampaay?

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