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29/7/2021

Quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale

Quali sono le tappe fondamentali e quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale?

Lo sanno bene gli event-planner: l’organizzazione di un evento aziendale è estremamente energy e time-consuming e talvolta arriva fino a diversi mesi di pianificazione in base agli obiettivi dell’azienda, al numero dei partecipanti e alla complessità dell’evento stesso.

In questo articolo scoprirai come pianificare le tappe fondamentali della fase organizzativa di un evento aziendale e valutare quanto tempo sia necessario per i task correlati. Ti verrà anche suggerita una possibilità per affrontare più serenamente l’organizzazione e la gestione dell’evento stesso.


Fase esplorativa: approfondire i nuovi tipi di eventi aziendali

Se sei una figura senior nell’organizzazione degli eventi aziendali, allora potresti aver sperimentato format innovativi come eventi ibridi e virtuali già prima della pandemia di COVID-19. Ma sapevi che nell’ultimo anno questo tipo di experience si è diffuso e sviluppato sempre più?

Per restare al passo coi tempi (o se è la prima volta che organizzi eventi di questo tipo) sarà necessario dedicare una buona parte del tuo tempo per aggiornarti e comprendere quale di queste nuove experience può far fare il salto di qualità al tuo evento e rendere ancora più competitiva la tua azienda.

Tempo stimato per questa task: dai 5 giorni in su.



Fase di valutazione: richiedere e ricevere i preventivi

Una delle fasi immediatamente successive alla definizione del brief e del budget, è la raccolta dei preventivi. Se hai già eventi aziendali alle spalle ma stai organizzando un evento che non hai mai provato prima, allora sarà necessario dedicare almeno una settimana alla ricerca di fornitori specifici da aggiungere al database.

Oltre al processo di scouting, tieni in considerazione altre attività: 

  • definizione del format di messaggio da inviare
  • invio (a volte meno immediato attraverso compilazione form, altre volte per mezzo email)
  • attesa e solleciti (che non bastano mai!)
  • infine il trasferimento delle valutazioni economiche in un foglio di calcolo. 

Tempo stimato per questa task: in media 10 giorni

Fase di personalizzazione: il catering

Piccolo spoiler: entriamo in uno dei momenti più caldi del timesheet di un evento aziendale. Se hai previsto un momento conviviale con cibo e drink, la sola definizione di una soluzione di catering (che possa accontentare tutti!) può occupare una settimana di pianificazione.

Sotto la voce catering, infatti, si possono trovare tantissime possibilità: un welcome coffee con scelta tra dolce e salato, degli sfiziosi finger food o un aperitivo col rinforzo, un’idea per pranzo o cena. E poi bisogna valutare le varianti healthy, gourmet, vegane, per chi ha intolleranze oppure delle soluzioni complete. Insomma, il rischio è avere sempre l’impressione di dimenticare qualcosa.

Tempo stimato per questa task: fino ad una settimana di pianificazione.

Quanto tempo serve per organizzare un evento
Organizzare il catering ideale per il tuo evento richiede molto tempo, ma il risultato sarà apprezzato da tutti gli invitati!

Fase di coordinamento: orchestrare tutti i fornitori

Ed eccoci a ridosso dell’evento, quel momento “tra panico e pianificazione” in cui ogni event planner diventa un po’ santo e un po’ problem solver

In questa ultima fase è necessario interfacciarsi con i singoli fornitori (allestimento, catering, location, intrattenimento, pulizia), personalizzare la comunicazione con ognuno e assicurarsi che tutti abbiano un cronoprogramma condiviso della giornata dell’evento aziendale.

Tempo stimato per questa task: durante il mese e mezzo prima dell’evento

Il nostro consiglio: il tuo evento aziendale in modo semplice 

E se ti dicessimo che in meno di 15 minuti puoi scegliere il format per il tuo evento aziendale, personalizzare il catering e visualizzare i preventivi divisi per voce? Con la soluzione Kampaay puoi fare tutto questo e molto di più.

La nostra piattaforma agisce come general contractor degli eventi aziendali: in un solo click puoi scegliere piatti e drink ma anche configurare i servizi che preferisci (hostess, camerieri, bartender, allestimenti) e avere sempre sott’occhio la spesa per il tuo evento. Puoi anche dimenticare di coordinare mille fornitori: noi di Kampaay saremo il tuo unico interlocutore e ci occuperemo di attivare i singoli attori coinvolti.

Il tutto in totale autonomia e con la massima trasparenza. E con tanto, tantissimo tempo risparmiato nell’organizzazione del perfetto evento aziendale.



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