29/7/21

Quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale (e come ottimizzarlo)

Lo sanno bene gli event-planner: l’organizzazione di un evento aziendale è estremamente energy e time-consuming e talvolta arriva fino a diversi mesi di pianificazione in base agli obiettivi dell’azienda, al numero dei partecipanti e alla complessità dell’evento stesso.

Questo articolo prende in considerazione alcune tappe fondamentali del momento post-brainsorming di un evento aziendale, valuta quanto tempo sia necessario per alcuni task e suggerisce infine un’alternativa per affrontare più serenamente l’organizzazione e la gestione.


Fase esplorativa: approfondire i nuovi tipi di eventi aziendali

Se sei una figura senior nell’organizzazione degli eventi aziendali, allora potresti aver sperimentato format innovativi come eventi ibridi e virtuali già prima della pandemia di COVID-19. Ma sapevi che nell’ultimo anno queste esperienze si sono moltiplicate e potenziate?

Per restare al passo coi tempi (o se è la prima volta che organizzi eventi di questo tipo) sarà necessario dedicare una buona parte del tuo tempo per aggiornarti e comprendere quale di queste nuove experience può far fare il salto di qualità ai tuoi partecipanti e rendere ancora più competitiva la tua azienda. Tempo per questa task: dai 5 giorni in su.



Fase di valutazione: richiedere e ricevere i preventivi

Una delle fasi immediatamente successive alla definizione del brief e del budget, è la raccolta dei preventivi. Se hai già eventi aziendali alle spalle ma stai organizzando un evento che non hai mai provato prima, allora sarà necessario dedicare almeno una settimana solo alla ricerca dei fornitori specifici da aggiungere al database.

Oltre alla ricerca, tieni conto di altre voci: definizione di format di messaggio da inviare, invio (a volte meno immediato attraverso compilazione form, altre volte per mezzo email), attesa e solleciti (che non mancano mai!), infine il trasferimento delle valutazioni economiche in un foglio di calcolo. Per questo step stimiamo in media 10 giorni.

Fase di personalizzazione: personalizzare il catering

Piccolo spoiler: entriamo in uno dei momenti più caldi del timesheet di un evento aziendale. Se hai previsto un momento conviviale con cibo e drink, la sola definizione di una soluzione di catering (che possa accontentare tutti!) può occupare una settimana di pianificazione.

Alla voce catering, infatti, compaiono tantissime possibilità: un welcome coffee con scelta tra dolce e salato, degli sfiziosi finger food o un aperitivo col rinforzo, un’idea per pranzo o cena. E poi, bisogna valutare le varianti healthy, gourmet, vegane, per chi ha intolleranze oppure delle soluzioni complete. Insomma, il rischio è avere sempre l’impressione di aver dimenticato qualcosa.

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Fase di coordinamento: orchestrare tutti i fornitori

Ed eccoci a ridosso dell’evento, quel momento “tra panico e pianificazione” in cui ogni event planner diventa un po’ santo e un po’ problem solver. 

In questo mese e mezzo finale, è necessario interfacciarsi con i singoli fornitori (allestimento, catering, location, intrattenimento, pulizia), personalizzare la comunicazione con ognuno e assicurarsi che tutti abbiano un cronoprogramma condiviso della giornata dell’evento.

Il nostro consiglio: il tuo evento aziendale in modo semplice 

E se ti dicessimo che in meno di 15 minuti puoi scegliere il format per il tuo evento aziendale, personalizzare il catering e visualizzare i preventivi divisi per voce? Con la piattaforma Kampaay puoi fare tutto questo e molto di più.

La piattaforma agisce come general contractor degli eventi aziendali: in un solo click puoi scegliere piatti e drink ma anche configurare i servizi che preferisci (hostess, camerieri, bartender, allestimenti) e avere sempre sott’occhio la spesa per il tuo evento. Puoi anche dimenticare di coordinare mille fornitori: noi di Kampaay saremo il tuo unico interlocutore e ci occuperemo di attivare i singoli attori coinvolti.

Il tutto in totale autonomia e con la massima trasparenza. E con tanto, tantissimo tempo risparmiato.



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