Come organizzare un ritiro aziendale all’aperto

I ritiri aziendali (detti anche corporate retreat) sono finalmente tornati!

Le aziende stanno adottando i ritmi tradizionali, alternando a varianti e adattamenti come il remote working, un modello di lavoro che si è consolidato sempre di più. Questo, naturalmente, ci offre l'opportunità di una maggiore libertà nell’organizzazione di ritiri aziendali.

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Sì, perché la cassetta degli attrezzi necessaria per un ritiro aziendale può cambiare in base a tanti fattori, ad esempio la stagionalità che influenza la scelta della location e la tipologia di attività da fare.

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Decidi l’obiettivo del ritiro aziendale

Scopo e obiettivi sono, come sempre, in cima all to-do list per il vostro evento aziendale.

Qualche esempio? Possiamo farne tanti.

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Di solito, in vista di un ritiro aziendale, le necessità (che ovviamente cambiano in modo importante in base alle dimensioni, alla struttura e anche alla personalità di ogni singola impresa) variano e si accordano con gli obiettivi da raggiungere: risolvere problematiche relative ai flussi di lavoro, migliorare l’inclusività tra collaboratori il sentiment degli impiegati, valutare le soft skill dei propri dipendenti oppure, più semplicemente, festeggiare i risultati ottenuti dopo un traguardo o un periodo di lavoro con il team.

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Gestisci il budget

Sappiamo che è una delle prime domande da farsi quando si parla di un evento: quanto budget hai a disposizione?

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Farsela (e rispondere) subito ti permette di partire con il piede giusto nell’organizzazione del tuo ritiro. Il motivo è molto semplice: le risorse economiche che hai a disposizione per coprire costi come la location, l’accomodation e i pasti degli ospiti (soprattutto nel caso si scelgano soluzioni premium) possono incidere drasticamente sulla scelta e la fattibilità della soluzione.

Il nostro consiglio è stendere con attenzione un business plan il più possibile dettagliato, ma anche di individuare e prevedere al meglio tutto ciò che migliorerebbe l’esperienza dei tuoi ospiti.

Definisci il target di riferimento

Chi sono le persone che animeranno il tuo ritiro aziendale? Rispondere a questa domanda ti sarà sicuramente utile nella scelta del tema su cui basare e focalizzare il tuo evento.

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Una cosa da tenere a mente: più i membri del team aziendale saranno giovani, vivaci e aperti alle novità, più facile sarà che il ritiro preveda attività come team building sportivi e giochi di squadra che richiedono un certo impegno fisico, seguito idealmente da un aperitivo o un altro tipo di festeggiamento.

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Se invece il tuo target è più eterogeneo, ti consigliamo di prevedere attività e momenti adatti a tutti, come cene e team building più rilassanti in cui mettersi alla prova dal punto di vista creativo.

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Valorizza tutte le personalità per un evento inclusive

Per far sentire tutte le persone accolte e coinvolte, l’evento dovrà anche essere inclusivo: in questo modo terrai davvero conto e valorizzerai le personalità e le preferenze personali dei partecipanti, rispondendo alle loro aspettative e creando un ambiente sicuro, perfetto per un evento davvero sentito.

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Il nostro team di esperti eventi Kampaay ha notato che i sondaggi preliminari si rivelano spesso essere uno strumento utile per sondare l’interesse degli invitati e cucire la tua proposta su misura dei loro desideri.

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Scegli la location del ritiro aziendale

Lo dicevamo all’inizio: la location è un elemento determinante per il successo di questo tipo di eventi.
I tuoi invitati avranno bisogno di un luogo il più possibile accogliente e confortevole per farli sentire a proprio agio o, ancora meglio, come se fossero a casa propria.
Per questo motivo, ti suggeriamo di considerare location con spazi comuni, piacevoli e accessibili in cui i tuoi ospiti possono riunirsi per e socializzare spontaneamente nei momenti extra-attività: un ampio giardino con delle sedute a disposizione di tutti è un’ottima soluzione.

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Fissa una struttura e un’agenda per il tuo corporate retreat

Definire con precisione la struttura e il programma del corporate retreat ti permetterà di decidere esattamente il cosa, il quando e il dove di ogni attività con cui prevedi di ingaggiare i partecipanti: è il tuo timone che ti aiuta a fissare e tenere sotto controllo obiettivi, attività, orari e pause, luoghi e gestione delle persone.

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Potrai consultarla in caso di necessità ma ancor di più potrai condividerla con i tuoi ospiti.

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Alterna momenti di attività a momenti di relax

Prima abbiamo fatto qualche esempio di attività che potresti inserire all’interno del ritiro aziendale. Ma c’è qualcosa che non dovresti mai dimenticare: il relax, un fattore di cruciale importanza in un’occasione di ritrovo fuori dall’ufficio.

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I tuoi invitati, infatti, avranno sicuramente bisogno di prendersi qualche momento di pausa: ti consigliamo di prevedere degli spazi dedicati e di inserirli nella tua agenda come parte integrante del tuo programma.

Ingaggia un facilitatore

Valuta di ingaggiare un esperto del settore che possa facilitare il corretto svolgimento del tuo evento: in questi casi, e noi lo sappiamo bene, elementi come l’esperienza nel settore, il know-how tecnico e skill come la capacità di anticipare gli imprevisti possono fare la differenza tra un evento ben riuscito e un ritiro aziendale che non decolla o non rispetta le aspettative dei partecipanti.

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Personalizza menù e catering

Menu e catering, così come l’accomodation, sono essenziali per far sentire i tuoi ospiti coccolati. Anche qui i sondaggi pre-evento possono fare la differenza: risultano super-utili per le loro preferenze o esigenze particolari (come allergie, intolleranze o scelte alimentari dettate da fattori religiosi) anche nella fase di scelta delle pietanze e del beverage.

Noi di Kampaay sappiamo bene che un argomento così vasto merita una chiacchierata più approfondita. Per questo ti mettiamo a disposizione un confronto con esperti del settore: potrebbe essere decisivo per trovare la soluzione perfetta per il tuo prossimo retreat aziendale.

Contattaci se stai cercando un partner che possa gestire per te tutte le fasi di un evento così importante (e indimenticabile!) per il tuo team.