Scopri come trasformare la spesa per eventi in un asset di valore e diventare un partner indispensabile per la crescita aziendale.
Per tanto tempo, la categoria "eventi aziendali" è stata la spina nel fianco di ogni ufficio acquisti. Una spesa frammentata, gestita al di fuori dei processi standard, difficile da tracciare e quasi impossibile da misurare. La percezione comune la relegava a un costo operativo da contenere, un'area dove il controllo sembrava una battaglia persa in partenza.
Questo paradigma, oggi, non è solo superato: è un freno alla crescita. Le aziende leader hanno compreso che gli eventi sono uno dei motori principali della loro strategia. E in questo nuovo scenario, non basta un'evoluzione del ruolo del Procurement. Serve una rivoluzione nel modo di pensare e gestire l'intero ecosistema degli eventi.
Il nuovo campo da gioco: gli eventi come asset strategici
Il cambiamento è radicale. E non è una teoria, ma una realtà che osserviamo ogni giorno in Kampaay gestendo oltre 5.000 eventi l'anno, dalle convention internazionali ai team building strategici per aziende come Epson Italia, Verisure, BIP e molte altre.
Non parliamo più di organizzare la cena di Natale aziendale, ma di gestire un portafoglio di investimenti strategici che impattano direttamente gli obiettivi di business: dall'accelerazione dei cicli di vendita alla costruzione di una cultura aziendale che attragga i migliori talenti.
Ogni evento diventa una leva per:
- Accelerare i cicli di vendita: Un'esperienza esclusiva per i prospect di alto valore può creare una connessione che mesi di email e chiamate non riuscirebbero a stabilire.
- Costruire la cultura aziendale: Un kick-off ben orchestrato allinea centinaia di persone su una visione comune. Un retreat mirato rafforza i legami e la collaborazione tra i team.
- Attrarre e trattenere i talenti: In un mercato del lavoro competitivo, l'employer branding non si comunica, si fa vivere. E le esperienze condivise sono lo strumento più potente per farlo.
Ecco perché la necessità di un processo d'acquisto strutturato è evidente. Ma l'approccio del passato, fondato su una burocrazia rigida, rischia di essere più un ostacolo che una soluzione. La vera sfida è creare un sistema che garantisca governance e allo stesso tempo abiliti la velocità e la creatività di cui il business ha bisogno. Un sistema dove il controllo non è sinonimo di complessità, ma di intelligenza.
La nuova superpotenza: un ecosistema connesso dai dati
Se gli eventi sono un investimento strategico, come se ne misura il ritorno? È qui che il Procurement può e deve cambiare le regole del gioco. Mentre le funzioni di business (Marketing, HR, Sales) possiedono la visione e l'esigenza, spesso manca loro l'elemento fondamentale per prendere decisioni informate e difendere i propri budget: i dati strutturati.
Questo è l'immenso valore che un approccio procurement-driven porta al tavolo. Si tratta di passare da una gestione basata su sensazioni ed eccezioni a una governance basata sull'analisi e l'evidenza. I benefici sono concreti e misurabili:
- Visibilità completa sulla spesa: Sapere non solo quanto si spende, ma come, per cosa e con chi. Significa aggregare la spesa, identificare le inefficienze e porre fine al fenomeno del "dark spend", quella porzione di budget (spesso fino all'80% delle iniziative minori) che sfugge ai processi standard attraverso note spese e fornitori non qualificati.
- Analisi oggettiva delle performance: Valutare i fornitori e i format sulla base di dati oggettivi e feedback strutturati, non sulla base di abitudini o preferenze personali. Quale format ha generato più engagement? Quale location ha offerto il miglior rapporto qualità/prezzo?
- Misurazione del ROI: Fornire al business gli strumenti per giustificare l'investimento (Return on Investment) e misurarne l'efficacia rispetto agli obiettivi prefissati. Questo trasforma la conversazione, spostandola dal piano del costo a quello del valore generato.
Quando i dati smettono di essere frammenti sparsi e diventano un flusso di intelligenza condivisa, il Procurement non si limita a controllare: orchestra. Ed è proprio per supportare questo tipo di Procurement strategico che risponde Kampaay, come agenzia eventi 2.0 che fornisce la consulenza di un team di event expert e dota le aziende di un'innovativa piattaforma che centralizza ogni fase del processo: dalla gestione delle richieste fino al reporting finale.
La nuova consapevolezza: dall'approccio per silos alla visione d'insieme
Questa rivoluzione impone un cambio di mentalità a 360 gradi. Non è più sostenibile un approccio per silos, dove ogni reparto gestisce il proprio "orticello" di eventi. Che si gestiscano gli acquisti indiretti, il travel o le facility, la categoria eventi richiede oggi una visione olistica.
Comprendere questo significa cogliere un'opportunità unica: diventare gli architetti di un sistema più efficiente e strategico. Significa elevare il proprio ruolo da category buyer a consulente interno, la figura di riferimento che sa come governare la complessità per generare valore per l'intera organizzazione.
Il livello successivo: un equilibrio tra partner e piattaforma
Per i team che vogliono davvero guidare il cambiamento, l'evoluzione finale è trovare un nuovo equilibrio tra relazioni umane e tecnologia. Lo stiamo vedendo accadere in tantissime aziende con cui collaboriamo, un concetto che abbiamo approfondito anche con i nostri ospiti durante l'ultimo webinar dedicato proprio al futuro del Procurement eventi (puoi rivedere la registrazione qui).
L'approccio tradizionale lascia il posto a partnership strategiche con un numero ristretto di fornitori di valore. Ma questo è possibile solo quando la tecnologia si fa carico della complessità operativa - la qualifica dei fornitori, la gestione dei preventivi, il tracciamento della spesa - liberando le persone per concentrarsi sulla costruzione di relazioni e strategie a lungo termine.
La vera evoluzione, quindi, non è solo nel ruolo, ma nella filosofia di gestione. Il futuro appartiene a chi saprà costruire un ecosistema di eventi intelligente, dove tecnologia e competenza umana collaborano per creare valore misurabile. In questo nuovo scenario, il Procurement non è solo parte del processo: ne è l'architetto.
