Invito alla cena di Natale aziendale

Ma come, si parla già di cena di Natale? Ebbene sì: siamo ancora a ottobre, ma come si suol dire è meglio correre ai ripari… prima che sia troppo tardi. 

La festa aziendale di Natale è infatti un evento che, come tutti gli altri, necessita di essere curato nei più piccoli dettagli per riuscire al meglio. 

Se organizzato con attenzione, può infatti rivelarsi una preziosa fonte di aggregazione, ma spesso il rischio è che venga percepita dai dipendenti semplicemente come l’ennesima task (l’ultima dell’anno, si spera!) a cui far fronte. 

Al contrario, una festa aziendale Natalizia che si rispetti deve essere in grado di trasmettere il senso di magia e unione tipico delle feste, consolidando e rafforzando i legami tra i colleghi. 

Le basi perché ciò avvenga, però, si pongono molto prima, cioè nella fase di ideazione della festa, ossia quando bisogna scegliere esattamente a quale tipologia di evento rifarsi, ma anche cosa scrivere all’interno degli inviti.

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Cosa scrivere nella lettera di invito

L’invito a una cena aziendale, o meglio: il biglietto d’invito una cena aziendale  è un po’ come il biglietto da visita dell’evento, e già a partire dalle sue caratteristiche i futuri ospiti devono potersi fare un’idea abbastanza precisa della tipologia di festa che c’è in programma. 

La scelta del tono‍

Il primissimo step, prima ancora di decidere cosa scrivere all’interno dell’invito, sta nella scelta del tono di voce del nostro biglietto.
Se ad esempio siamo un’azienda di dimensioni contenute, un invito informale e magari dai toni un po’ giocosi può rivelarsi una soluzione efficace e in grado di regalare un senso di familiarità. 

Al contrario, se a organizzare l’evento è un’azienda di dimensioni maggiori e dalla cultura più formale, meglio optare per un biglietto che rispecchi questi valori.
Nel primo caso, quindi, via libera all’uso del “tu” e ai toni colloquiali, mentre nel secondo caso potrebbe essere più indicato rivolgersi ai dipendenti dandogli del “lei” e mantenendo una certa, rispettosa, distanza.‍

Quando inviare l’invito‍

La cosa più difficile, quando si parla di tempistiche riguardanti l’invio dell’invito alla cena aziendale di Natale, è proprio… azzeccare i tempi giusti!
L’Ideale sarebbe evitare di muoversi troppo presto (magari evitiamo di parlare di Natale già a settembre!), ma nemmeno mandare gli inviti troppo a ridosso della data prescelta è un’ottima idea.

Il segreto? Inviare l’invito circa una decina di settimane (giorno più, giorno meno) prima dell’evento aziendale, in modo da regalare il giusto tempo agli ospiti per abituarsi all’idea.
In questo modo sarà inoltre possibile fare una stima sul numero di partecipanti e prevedere soluzioni e opzioni alimentari adatte alle esigenze di tutti; compresi gli ospiti vegetariani/vegani, allergici, o intolleranti a qualche alimento.
A questo proposito, può tornare utile il formato “Save the date”, per cui gli invitati vengono calorosamente invitati dall’azienda a cerchiare in rosso la data sul calendario, così da focalizzarla con un certo anticipo.

Data e orario della cena‍

Data e orario, va da sé, sono informazioni pratiche importantissime per assicurarsi che i tuoi colleghi si tengano liberi per la cena… e, soprattutto, per evitare che accampino scuse dell’ultimo minuto per non partecipare.
Nel dubbio, meglio essere precisi: per quanto riguarda la data, è sempre buona norma indicare anche il giorno della settimana in cui si pianifica che l’evento avrà luogo.
Ad esempio,  scrivere che l’evento si terrà “Venerdì 18 dicembre” risulta più efficace rispetto a indicare semplicemente il numero del giorno e il mese.‍

Luogo della cena‍

Indicare la location della cena è un altro passo fondamentale per assicurare la giusta “preparazione” agli invitati, che in questo modo potranno anche decidere per tempo il loro outfit.
Se infatti sappiamo con il dovuto anticipo che la serata si svolgerà sia all’aperto che al chiuso, ovviamente le nostre scelte di vestiario terranno conto delle basse temperature… e magari opteremo per un abito un po’ diverso da quello che avremmo scelto, ad esempio, per una cena in un interno riscaldato.

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Genere di evento‍

Di generi di eventi aziendali ne esistono davvero tanti e, anche se sappiamo già che si tratterà di una cena, definire a priori il contesto e i dettagli dell’evento può fare la differenza.
In questo senso, è importante chiedersi quale grado di formalità vogliamo dare all’evento, decidere il numero di portate e, ancora una volta, interrogarsi sui gusti dei partecipanti… alimentari, e non.

Outfit/Dress code dell’evento

Parlando di outfit, hai due opzioni: dare totale libertà di espressione ai tuoi invitati oppure dare loro dei paletti più o meno rigidi da rispettare.
Nel caso di una festa aziendale un po’ più formale, ad esempio, potrebbe essere il caso di “uniformare” l’aspetto dei partecipanti, mentre nel caso di una festa più rilassata (e magari anche “a tema”) il dress code richiesto potrebbe essere un’informazione necessaria per uno svolgimento ottimale dell’evento!

Un esempio di invito? Ve ne facciamo due!
Nel caso di una festa formale, un’idea di biglietto rivolto ai partecipanti potrebbe assomigliare a questo:

“Gentile Sig. Rossi,
noi dell’azienda X siamo lieti di informarla che anche quest’anno è stato invitato alla nostra festa aziendale a tema Natalizio.
L’evento avrà luogo nella suggestiva location di Cascina Margherita alle 19.00 di lunedì 19 dicembre 2022. Consigliamo un dress code elegante.”

Nel caso di un evento più creativo, invece, suggeriamo invece di impostare l’invito ingaggiando l’utente in modo più simpatico e colloquiale:

“Ciao Marco, fra qualche settimana avrà luogo un terribile delitto, e tu sei l’unica persona che può aiutarci a fare chiarezza sul mistero.In occasione della festa di Natale della nostra azienda, ti invitiamo a partecipare a un evento di Team Building molto particolare: una cena con delitto! Ti aspettiamo lunedì 19 dicembre 2022 alle 19.00 a Cascina Margherita. A presto! Azienda X”.

Promuovi la tua cena aziendale 

Come accennavamo più su, il formato “Save the date” è una strategia molto efficace in modo da preparare il terreno per la cena aziendale in arrivo.
Oltre agli inviti cartacei, si può scegliere di promuovere l’evento anche sfruttando i social media e l’email marketing, strumenti molto utili anche qualora si decidesse di creare una “coda lunga” della cena una volta concluso l’evento.
In questo caso, buona norma è scattare un buon numero di foto e video durante lo svolgimento dell’evento: così facendo avremo una grande quantità di contenuti con cui ingaggiare gli ospiti anche a distanza di tempo, magari per strappargli un sorriso una volta tornati dalle vacanze!

Se i nostri consigli su come organizzare la perfetta festa aziendale di Natale ti sono stati utili e non vedi l’ora di organizzare la tua, ma anche se pensi di avere bisogno di qualche altro consiglio, non esitare a contattarci: noi di Kampaay ti forniremo un preventivo in soli quindici minuti e, in più, ti affiancheremo in ogni fase della realizzazione dell’evento.