Rendi il tuo evento memorabile
Scopri come aumentare l’interazione dei partecipanti ad un evento aziendale
A partire dalla scelta della location perfetta, fino alla selezione del catering più gustoso e frizzante, passando per i dettagli puramente scenografici, gli ingredienti necessari alla buona riuscita di un evento sono veramente tanti… e naturalmente non sempre è facile tenere tutto sotto controllo.
Qualsiasi sia la tipologia di evento che desideri realizzare per la tua azienda, lo scopo finale deve essere catalizzare l’attenzione dei partecipanti, facendo in modo che l’occasione rimanga impressa nella loro memoria il più a lungo possibile. In questo modo non solo regalerai ai tuoi colleghi un momento di svago e intrattenimento, ma condividerai con loro i valori e l’identità della tua azienda.
Il modo più immediato per ottenere questo risultato è assicurarsi di creare interazione tra i partecipanti, che altrimenti rischierebbero di percepirsi come meri spettatori passivi di un evento che, alla fine dei conti, non risveglia più di tanto il loro entusiasmo.
Come rendere un evento più coinvolgente
Che il tuo evento sia in persona o virtuale, esistono diverse soluzioni per renderlo il più possibile appetibile per i tuoi invitati. Gli elementi di cui dovresti tenere conto per assicurarti il massimo coinvolgimento del tuo pubblico sono:
Disposizione dei tavoli
La disposizione dei tavoli e dei rispettivi posti a sedere è un fattore di notevole importanza nella percezione dei partecipanti a un evento aziendale.
Decidere di disporre i posti a sedere come se ci si trovasse in un teatro o in un’aula universitaria, ad esempio, dà la possibilità a ciascuno di avere una prospettiva differente sul palco e/o sul luogo dove si svolge l’evento principale.
Al contrario, prevedere un’impostazione da cocktail, per cui ogni invitato è in piedi, “obbligherà” i tuoi invitati a interagire con il resto degli astanti creando connessioni e, di conseguenza, ricordi.
Una strada intermedia fra le due potrebbe prevedere una disposizione dei tavoli “a banchetto”, in cui gli ospiti si siedono attorno a tavoli circolari con lo sguardo rivolto verso l’interno del tavolo stesso; anche questa modalità prevede un certo grado di interazione fra i partecipanti, che però in questo caso hanno la possibilità di starsene comodamente seduti al proprio tavolo.
Speaker che sappiano coinvolgere il pubblico
Come già accennavamo in questo articolo, il 70% dei professionisti del settore degli eventi ritiene che la sfida più grande nell’organizzazione di un evento ibrido sia fare in modo di garantire la stessa esperienza sia a chi vive l’evento in presenza sia a chi invece lo segue da remoto.
La soluzione è prevedere la presenza di uno speaker in grado di coinvolgere il pubblico intrattenendolo e reclutandolo emotivamente.
Scegliere lo speaker perfetto per un evento aziendale non è tuttavia un’impresa facile, perché oltre ad assicurarsi che si tratti di una figura in grado di interpretare e veicolare i valori aziendali nel modo più efficace, bisogna anche valutare la personalità del presentatore in base al pubblico a cui deve rivolgersi e, naturalmente, in base alla natura dell’evento stesso.
Uno speaker dal tono di voce leggero e giocoso potrebbe risultare più adatto per un incontro di Team Building, mentre al contrario uno speaker motivazionale potrebbe risultare la scelta vincente nel caso di un virtual meeting in cui la priorità sia definire gli obiettivi aziendali o creare un senso di condivisione fra i partecipanti.
Gamification
Il gioco è uno strumento incredibilmente efficace per coinvolgere i partecipanti di un evento aziendale, poiché il processo di ludicizzazione permette di decontestualizzare i temi trattati nel contesto lavorativo e di re-inserirli in una cornice ad alto tasso di engagement.
La gamification è una strategia molto utile in questo senso, e il bello è che può essere applicata sia agli incontri in presenza che a quelli da remoto, il che la rende un tool potentissimo in grado di abbattere qualsiasi distanza.
Che tu decida di coinvolgere i tuoi invitati in un gioco a premi “fisico” oppure in un contest foto e video su Instagram, Facebook o Youtube, l’importante è, naturalmente, tenere alta l’attenzione degli invitati, quindi via libera alla creatività!
Fai un sondaggio durante l’evento
Il modo più sicuro per scoprire come i tuoi colleghi si stanno vivendo un evento è, naturalmente, chiederglielo.
Hai paura che i tuoi ospiti si annoino? Corri ai ripari con un sondaggio!
Interpellare direttamente i tuoi ospiti, chiedendo il loro parere sullo speaker, sulla location e sugli altri elementi dell’evento ti permetterà di avere un feedback immediato e tangibile da parte degli spettatori, e allo stesso tempo potresti anche generare spunti per discussioni interessanti e costruttive.
Aumentare il coinvolgimento post-evento
Fare in modo che i partecipanti all’evento continuino a parlarne anche una volta conclusa l’occasione di ritrovo è fondamentale per assicurarsi che l’evento rimanga impresso nella memoria degli invitati e che lo considerino un benchmark positivo da tenere come riferimento per il futuro.
Ecco un paio di suggerimenti per fare in modo che il tuo pubblico continui a parlare di un evento già concluso:
Condividi gli highlights della serata sui social
Fare delle belle foto e/o riprese è di fondamentale importanza per permettere ai colleghi di rivivere l’evento, re-immedesimandosi nelle sensazioni e nelle emozioni che ha suscitato in loro.
Condividerle in un blog o sui social assieme a un recap delle attività svolte insieme ti permetterà di rievocare la ricorrenza e, allo stesso tempo, di promuoverla al meglio, offrendo un’immagine positiva e fresca della tua azienda.
Sondaggio post-evento
In uno dei paragrafi precedenti abbiamo parlato dell’utilità dei sondaggi durante il corso dell’evento, ma ciò non significa che non possano tornare utili anche ad evento concluso, anzi. Fare dei sondaggi post-evento è molto utile per valutare se le aspettative dei tuoi invitati siano state soddisfatte o meno, e in che misura. Il risultato sarà che i tuoi ospiti si sentiranno valorizzati, e tu avrai guadagnato insight preziosissimi per ricalibrare il tiro nell’organizzazione del prossimo meeting.
Ora che hai avuto modo di fare luce sulle strategie che hai a disposizione per aumentare il coinvolgimento del tuo pubblico, ti auguriamo buona fortuna nel metterle in pratica e, come sempre, ti offriamo il nostro supporto nella realizzazione di qualsiasi tipologia di evento aziendale desideri mettere a punto. Che tu voglia organizzare un Team Building originale, un incontro più formale o anche un evento da remoto, non esitare a contattarci e richiedici una demo!
