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L'importanza dei meeting in presenza

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I meeting in presenza sono ancora importanti?

Molti di noi, dallo scoppio della pandemia in poi, hanno partecipato a riunioni lavorative con modalità un po’ diverse da quelle a cui eravamo abituati fino a qualche anno fa. Complice anche la continua trasformazione digitale a cui sia aziende che professionisti devono costantemente adeguarsi, l’utilizzo di tool online per incontrarsi virtualmente è infatti diventato la regola per la maggior parte dei dipendenti e lavoratori “da scrivania”.

Se da un lato questo ammodernamento ha il lato positivo di regalarci l’occasione unica di rimanere connessi l’uno all’altro superando le distanze fisiche, dall’altro ha evidenziato il grande valore immateriale degli scambi umani venuti a mancare temporaneamente.

Nelle prossime righe analizzeremo le differenze tra meeting virtuali e di persona, valutandone le caratteristiche e i pro e contro.


Meeting virtuali vs meeting in presenza

Il principale lato positivo dei meeting virtuali, come accennavamo prima, è per l’appunto la possibilità di azzerare le barriere e le distanze che ci separano dai nostri interlocutori. Questo benefit ci è sicuramente tornato molto comodo durante i vari lockdown, ma la sua utilità si estende ben oltre.

Il bello di poter “schedulare” una call è anche poter decidere di organizzarla e comunicarne l’esistenza ai partecipanti con un certo anticipo, stando certi che tutti gli invitati riceveranno il nostro invito in tempo reale.

Processo che, al contrario, per una classica riunione richiederebbe qualche passaggio in più, per accertarsi della disponibilità di tutti. I meeting virtuali, inoltre, ci permettono di risparmiare tempo (e denaro) che nel caso di una riunione di presenza avremmo dovuto dedicare agli spostamenti.

In più, ci rendono ancora più reperibili dandoci l’opportunità di “entrare in call” praticamente da ogni luogo, come ad esempio dai trasporti pubblici.

Eppure, i benefici dei meeting dal vivo non sono trascurabili. Scopriamoli insieme nel prossimo paragrafo.

I benefici dei meeting in presenza

Possiamo suddividere i motivi per cui potremmo preferire organizzare meeting in presenza in 3 categorie principali:

Migliore comunicazione

Inutile girarci attorno: vederci e confrontarci di persona sui temi lavorativi ci permette di spiegarci in maniera più precisa, comunicando più efficacemente ciò che intendiamo dire.

È vero, esistono le mail e anche i software di messaggistica istantanea dedicati agli scambi lavorativi (come Teams e Skype) che sono lì apposta per facilitarci la vita, ma dobbiamo ammettere che il valore aggiunto di parlarci faccia a faccia e guardandoci negli occhi è semplicemente un’altra cosa.

Interazioni real time

I feedback degli altri e le interazioni che ne seguono sono davvero preziosi per dare il meglio nei progetti che coinvolgono più membri del team, soprattutto quando sfociano in confronti costruttivi e che portano a risultati concreti.

Anzi, spesso la possibilità di confrontarsi direttamente mentre si è tutti seduti allo stesso tavolo, magari con il semplice supporto di un foglio su cui scarabocchiare degli appunti può davvero fare la differenza, anche in termini di tempo risparmiato e di maggiore fiducia nel valore della collaborazione con i colleghi.

La body language e le espressioni facciali

Hai presente quando dici che qualcuno (non) ti sta simpatico “a pelle”?

Beh, l’utilizzo di quest’espressione significa semplicemente che la persona che hai incontrato ti ha fatto un’impressione, che tendenzialmente può essere positiva o negativa. Probabilmente ti ha comunicato qualcosa di sé grazie al suo modo di vestire, di muoversi e occupare lo spazio, di stringervi la mano, di gesticolare e tanto altro ancora.

Meeting in presenza
Grazie ai meeting in presenza potrai conoscere meglio gli stakeholder dell'azienda

Quando preferire un incontro di persona

Alla luce di queste considerazioni, appare decisamente chiaro che, mentre in certi casi non fa differenza se il meeting è virtuale o di persona, in alcuni può essere preferibile scegliere l’opzione degli incontri online perché più conveniente e comodo per i partecipanti.

In tanti altri ancora, invece,  la miglior scelta possibile rimane quella di darsi appuntamento in un luogo e interagire un po’ di più con i nostri colleghi.

Le casistiche, come abbiamo visto, possono essere davvero tante e tengono conto di diversi fattori, ma l’unica risposta possibile, quando ci si chiede se preferire un incontro di persona o uno virtuale, come spesso accade, è che dipende, e dipende in primo luogo dai nostri obiettivi.

Pensiamo ad esempio all’iter di recruiting che precede l’assunzione di una nuova figura all’interno dell’organico aziendale. In base al numero di candidati e alla struttura dell’azienda, probabilmente sono previste diverse fasi di colloqui per selezionare i partecipanti. Spesso le figure professionali da intervistare sono molte, e se da un lato sarebbe preferibile avere modo di incontrarle tutte, spesso i tempi non lo consentono.

In questi casi una buona soluzione potrebbe essere semplicemente una via di mezzo, cioè impostare una prima tranche di colloqui da svolgere virtualmente e proseguire l’ultima fase di selezione interpellando dal vivo i candidati fra cui si è indecisi.

Lo stesso dicasi ad esempio per la scelta, ad esempio, del responsabile eventi di una location in cui stai pensando di organizzare il tuo prossimo evento: dopo qualche scambio di e-mail e un paio di call optare per una chiacchierata dal vivo è uno step fondamentale per rafforzare il vostro terreno comune, anche in vista di collaborazioni future.

Lo stesso vale anche per attività come il networking, in cui metterci la faccia è una condizione necessaria per il vostro obiettivo e in generale per tutte quelle situazioni che vi portano a rafforzare le vostre conoscenze professionali. Perché non dobbiamo dimenticare che incontrarsi faccia a faccia e condividere dei ricordi insieme ha il potere di farci sentire allineati agli altri ed entrare in empatia con loro.

Per concludere, se vuoi approfondire il tema della trasformazione digitale e del suo impatto sul mondo del lavoro, ti invitiamo a leggere questo articolo sulle nuove modalità di lavoro e su come influiscono sul wellbeing aziendale. Se invece desideri testare sul campo i servizi offerti da Kampaay, richiedici un preventivo: saremo felici di fornirtelo in tempo reale e di trovare insieme la strategia migliore per realizzare i tuoi obiettivi aziendali.

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