Email marketing per gli eventi: come creare e diffondere al meglio l'invito al tuo evento

Che sia in presenza o in versione digitale, il successo di un evento dipende molto dalla partecipazione. Ma come fare per rendere la proposta dell’evento così attrattiva da indurre i potenziali invitati a voler partecipare?

La risposta è in una solida strategia di email marketing che parta dall’invito, fondamentale per espandere l’audience soprattutto quando si parla di eventi in versione digitale.

Ecco alcuni consigli per creare e diffondere al meglio il tuo invito.

La mailing list

Il potenziale partecipante è come un consumatore con elevate aspettative e un ventaglio di eventi tra cui scegliere, sarà molto importante quindi riuscire a catturare la sua attenzione dal primo momento. Come fare? Sfruttando al meglio le potenzialità dell’email marketing!

Secondo un report di Mailchimp, nella sezione eventi, più del 20% delle mail vengono aperte ed il click rate in media risulta essere più alto rispetto ad un annuncio Google. Puntare su una strategia di email marketing è anche molto più conveniente dal punto di visto economico, il costo infatti è nettamente inferiore rispetto ad una campagna di Google Ads e, se gestita nel modo giusto, dà grandi risultati.

Il primo passo è creare la mailing list per l'evento, fase delicata e molto importante ai fini della buona riuscita dell’evento. Ma come fare per raccogliere i contatti degli invitati? Un modo semplice e veloce è tramite il sito web, invitando gli utenti che visitano il tuo sito ad iscriversi ad una newsletter o a scaricare un ebook gratuito.

Personalizza il messaggio

La mailing list deve rispecchiare il pubblico di riferimento, ma questo non vuol dire necessariamente inviare lo stesso messaggio a tutti gli invitati. Personalizzare l’invito ci aiuterà ad attirare l’attenzione di chi lo riceve e stabilire una prima relazione.

Se non sei in possesso di abbastanza informazioni sul destinatario, per iniziare basterà aggiungere il suo nome nella saluto iniziale, rendendo la formula di apertura personalizzata.

Il contenuto della mail

L’oggetto della mail è la prima cosa che salta all’occhio di chi la riceve, deve essere corto, attirare il destinatario e spingerlo ad aprire la mail. E’ molto importante inserire il nome dell’azienda che sta organizzando l’evento e non utilizzare un linguaggio troppo “spam” che potrebbe indurre chi la riceve ad eliminare la mail. Presta attenzione anche alla parte estetica della mail, che deve rispecchiare il più possibile il visual del tuo sito web ed essere in linea con il contenuto. 

Ci sono diversi tool e piattaforme di email marketing che puoi utilizzare a questo scopo, come Mailchimp o la sua alternativa italiana Sendinblue. Ricorda di essere chiaro nel messaggio e di inserire tutte le informazioni necessarie sull’evento. La location, l’ora e il programma della giornata o dell’evento, e se necessario specifica il dress code richiesto.

Le tempistiche

Ora che abbiamo scritto la nostra mail e definito il pubblico dobbiamo decidere quando inviarla ai partecipanti. Ancora una volta il timing è fondamentale e dipende dalla tipologia di evento e dai partecipanti. Se l’evento è in presenza, sia che i potenziali invitati siano localizzati in diverse aree geografiche sia che si trovino nelle vicinanze della location, è consigliato mandare l’invito con qualche settimana di anticipo, così da dare modo a tutti di rendersi disponibili.

Per quanto riguarda gli eventi virtuali, così come webinar e conferenze in live streaming, è opportuno stabilire un numero di mail da inviare e la cadenza. Tre risulta essere il numero più giusto: la prima mail farà da teaser e in caso di eventi a pagamento potrà essere utile per annunciare eventuali “early bird” e sconti. La seconda mail sarà invece un reminder con qualche dettaglio in più sull’evento e infine, pochi giorni prima della data dell’evento, un’ultima mail di conferma.

In caso di eventi limitati ad un numero di partecipanti ristretto, è molto importante riuscire a conoscere con anticipo (quanto più possibile) le adesioni. Un sempre elegante RSVP farà al caso vostro anche in caso di invito digitale. Una gentile richiesta di conferma infatti è molto importante quanto è necessario conoscere in anticipo il numero effettivo di partecipanti.

I social media‍

I social media possono essere molto utili per promuovere un evento, che sia in presenza o in versione virtuale. Attenzione però ad utilizzare i diversi canali social nel modo giusto. Se si tratta di eventi pubblici su larga scala, ad esempio, Facebook è sicuramente il più indicato. Linkedin ci tornerà utile invece per gli eventi aziendali e su Instagram potresti lanciare l’hashtag dell'evento così da creare una vera e propria community e riuscire a collezionare poi tutte le foto e i post dei partecipanti.

Bene, ora che sai come invitare i partecipanti al tuo evento non ti resta che organizzarlo!