7/10/21

Evento virtuale: guida pratica per le aziende nel 2021

Piacere di conoscerti evento virtuale: cos'è e le sue caratteristiche

Facciamo una scommessa: nel biennio 2020-2021 hai partecipato ad almeno un evento virtuale. Può essere stato un semplicissimo meeting aziendale, un webinar o una conferenza, ma una cosa è certa: il settore eventi ha vissuto una rivoluzione incredibile grazie all’ascesa e alla trasformazione degli eventi virtuali.

Per definizione, in un evento virtuale i partecipanti interagiscono in un ambito digitale, online, invece che ritrovarsi in un contesto fisico. Questo tipo di eventi, soprattutto negli ultimi anni, è riuscito a superare tante sfide e limiti (soprattutto legati allo spazio) con esperienze immersive, personalizzate, cariche di interazione e di engagement e con un feeling completamente diverso dagli eventi in persona. Vediamo come.

Non esiste un solo evento virtuale: esempi, tipologie e differenze

Forse negli ultimi mesi hai iniziato a chiederti come organizzare un evento aziendale virtuale. Avrai notato che esistono tante tipologie di eventi virtuali che possiamo dividere in più categorie:


- Formazione: qui troviamo corsi didattici e webinar. Questi eventi dalla fortissima natura educativa mescolano sessioni, contenuti preparati ad hoc, momenti di Q&A per facilitare il confronto tra speaker (o insegnante) e pubblico, ma anche sondaggi in tempo reale ed esercitazioni. Piccola curiosità: secondo Markletic l’80% dei partecipanti di un evento virtuale lo fa per motivi di tipo formativi;

- Business: qui rientrano meeting aziendali, fiere di settore o convention aziendali. Costruiti intorno a un programma strutturato, hanno come obiettivi coordinare internamente un team, aumentare la brand reputation, lanciare un prodotto in anteprima oppure fare networking;

- Intrattenimento: è la categoria da cui puoi prendere più spunto se cerchi delle idee per eventi virtuali aziendali. Qualche esempio? Pensa a una cena di Natale virtuale che unisce allo stesso tavolo i collaboratori da remoto, o ancora una escape room virtuale per far vivere alla squadra un’avventura oppure un team building aziendale per tenere alto lo spirito di squadra.


Ciò che accomuna queste tipologie di evento virtuale sono 3 elementi: contenuto (il contenuto di valore), partecipazione (interazione e coinvolgimento) e dati (le metriche misurabili) - tre aspetti che cambiano profondamente dall’esperienza online a quella fisica.


Evento virtuale vs. evento di persona: le principali differenze

Stai pensando di organizzare un evento e non sai ancora se scegliere il format dal vivo o quello virtuale? Proviamo a fare delle distinzioni prendendo come esempio una festa aziendale:

- Location e spostamenti: nel format fisico è uno dei primi elementi da considerare; negli eventi virtuali sono assenti, sostituiti da un ambiente online di una piattaforma che, similmente alla location, è da adattare in base a obiettivi e target dell’evento;

- Staff e assistenza: in persona sono una componente fondamentale per coordinare i vari ambienti della location e i momenti dell’evento; nel format virtuale può essere una regia che strutturerà la piattaforma in base ai momenti del programma (formativi, d’intrattenimento, di networking);

Virtual catering durante un evento aziendale

- Food & beverage: nella variante fisica dell’evento, questa parte sarà appannaggio di un servizio catering con allestimento dei banchetti; nella modalità virtuale si trasformerà in un kit da recapitare a casa di ogni partecipante;

- Intrattenimento: una voce che muta radicalmente da evento fisico (con performer e live act) a virtuale. In un evento virtuale content is king: è lui a plasmare l’evento stesso. Può essere con presentazioni travolgenti, sessioni ingaggianti personalizzate sui tuoi partecipanti oppure anche un how-to per viversi al meglio l’esperienza.


I motivi per organizzare una festa o evento aziendale, di persona o virtuale, sono in fondo gli stessi: trasmettere un messaggio coerente con il brand, portare lead, creare un rapporto duraturo con i clienti e consolidare le relazioni fra i dipendenti.

Organizzare un evento virtuale: vantaggi, sfide e difficoltà

Se stai creando una strategia di event marketing per l’anno prossimo, avrai notato che organizzare eventi virtuali è molto vantaggioso. Noi stessi ci siamo resi conto, dopo aver svolto un sondaggio con più di 100 aziende, come questo format abbia letteralmente salvato l’event strategy di tantissimi business durante la pandemia. Per scoprirne di più scarica il nostro White Paper “Events: What’s next?”.

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Ecco i vantaggi maggiori (e sfide!) di un evento virtuale:


- pubblico più vasto e maggior accessibilità: l’evento virtuale è per essenza inclusivo: non ha confini ed è davvero per tutti. Inoltre, permette di intercettare nuovi segmenti di pubblico rispetto al core aziendale. Una survey di Bizzabo evidenzia come l’80% degli organizzatori abbia raggiunto una audience più grande;


- maggior sostenibilità (economica e ambientale): un evento virtuale costa in media il 75% in meno che in persona. Questo consente di investire nei partecipanti e relatori prestigiosi, e di essere eco-conscious con una riduzione significativa dell’impatto ambientale causata dai minori spostamenti;


- grande disponibilità di dati: il vantaggio più grande rispetto agli eventi fisici è la misurabilità con numeri e dati. Questo è l’unico metodo per verificare il successo e il ROI (Ritorno sull’investimento) dell’evento, nonché una fonte di informazioni da conservare nel CRM.


Organizzare un evento aziendale virtuale può presentare tuttavia delle difficoltà: problemi con la piattaforma di live streaming (secondo Markletic il 38% dei marketer incappa in queste sfide), stress da sovraccarico di contenuti, attenzione ed engagement altalenanti, comunicazione scoordinata. Gli eventi virtuali possono tuttavia regalare un’esperienza personalizzata senza precedenti (è l’elemento con le maggiori aspettative da parte dei partecipanti, secondo Bizzabo) - anche grazie a tool e piattaforme dedicate.

Pianificare un evento virtuale: guida ai tool e alle piattaforme necessarie

Uno dei momenti più time-consuming dell’organizzazione di un evento aziendale virtuale è la pianificazione o, in gergo, “online event planning”. Si sa: anche solo per una riunione in videoconferenza, è necessario padroneggiare tool e piattaforme.

Tra i tool che ti serviranno:


- Una landing page: fondamentale per promuovere e comunicare il valore dell’evento. Contiene il programma, gli speaker, i moderatori e gli sponsor, include FAQ e invita alla registrazione;

- Uno strumento per raccogliere le iscrizioni: deve essere semplice, ottimizzato per ogni dispositivo e con una UX piacevole. Inoltre deve catturare i dati utili per la profilazione dei contatti e futuri retargeting;

- Una strategia di email marketing: il mezzo email è lo strumento migliore per comunicare con i partecipanti o prospect prima dell’evento. Una strategia ben pensata fa da boost per le registrazioni e trasmette tutte le info giuste;

- Uno strumento per raccogliere i feedback: importantissima per cogliere le reazioni a caldo. Il nostro consiglio è preparare una piccola survey che faccia rivivere l’evento virtuale ma che raccolga al contempo opinioni e dati importanti.

Per quanto riguarda le piattaforme, noterai che molti esempi ti daranno ottimi spunti, idee e tendenze per eventi aziendali virtuali. Secondo Markletic, il 78% delle aziende che hanno usato una piattaforma dedicata per un evento virtuale, ha avuto come risultato un ROI positivo. Ecco quelle indispensabili:


- Piattaforme per pianificare gli eventi virtuali: rendono più snello il processo di prenotazione presentando tutti i format di eventi aziendali virtuali. Non solo, facilitano i contatti con fornitori e la composizione dei servizi. Vero colpo da maestro, riducono lo stress;

Esempio della registrazione di una Live Stream

- Piattaforme per il networking: perfette se cerchi un software di matchmaking che suggerisca ai partecipanti altri contatti che potrebbero essere un lead interessante per il loro settore o business. È proprio vero: si ha sempre bisogno di un aiuto per stimolare il dialogo e connettere le persone;


- Piattaforme per aumentare l’engagement: una delle sfide più grandi degli eventi virtuali è la partecipazione. Queste piattaforme danno una spinta all’interazione del pubblico attraverso quiz, contest, un hashtag social o fornendo contenuti extra (immaginalo per un evento di lancio prodotto!).

KPI, ROI e sponsor per eventi virtuali: cosa sono e perché sono i tuoi migliori amici

Un evento virtuale fa rima con metriche. Questa tipologia di evento è interamente misurabile e consente di calcolare il successo ma anche di generare lead e profitto. Facciamo chiarezza su questo aspetto attraverso 3 termini importantissimi.


KPI:

Con questo termine definiamo gli indicatori di performance (Key Performance Indicator). Se il successo di un evento fisico si determina con il numero di partecipanti, per gli eventi virtuali o gli eventi aziendali online possiamo analizzare molte altre metriche.

Tra le tante: la partecipazione effettiva per tutta la durata dell’evento, l’interazione in chat e sondaggi real time, le azioni sulla piattaforma (commenti, domande, like) o il tempo di collegamento, i feedback post-evento e le risposte a sondaggi, o le eventuali interazioni con i canali di distribuzione dell’evento (social, newsletter, campagne di sponsorizzazione).

ROI:

Una piccola doverosa premessa: i KPI differiscono tantissimo da settore a settore e dipendono dagli obiettivi, elemento cruciale che detta il ROI dell’evento virtuale.

Il calcolo del ROI prende in esame 4 punti principali: la strategia di marketing e promozione; il coinvolgimento del pubblico; l’impatto di sessioni e contenuti; il tracciamento degli sponsor. Per calcolare il ROI di un evento virtuale, è necessario confrontare i benefici portati dall’evento rispetto ai costi o agli investimenti (di tempo, risorse e di budget). Un dato interessante: secondo una ricerca di Markletic, oltre il 33% dei marketer indica un costo medio per evento virtuale tra i 500 e i 1000 dollari.

Sponsor:

Quando si definisce il budget di un evento virtuale o di un evento aziendale, ogni planner sa che è buona cosa coinvolgere degli sponsor. Secondo una ricerca di EventMB sono la fonte principale di guadagno di un evento per il 23% dei marketer. 

Gli sponsor sono attratti da un evento virtuale per la capacità di fornire metriche precise sul pubblico e per le soluzioni creative di visibilità: sulla landing page dell’evento, durante sessioni dedicate, attraverso un kit da recapitare a casa di ogni partecipante o in banner in momenti di alto traffico (waiting room o lounge room).

Comunicare un evento virtuale: i nostri consigli per coinvolgere da subito gli invitati

Quando organizzi un evento aziendale virtuale, gran parte del lavoro va nella definizione della strategia di marketing e promozione. Markletic evidenzia come questa fase comporti dalle 3 alle 6 settimane di lavoro e American Express evidenza come il coinvolgimento degli invitati sia fondamentale per il 54% dei planner, che lo reputano ben più importante della logistica dell’evento stesso (anche quando si tratta di un semplice aperitivo aziendale).


Ti vogliamo lasciare 3 consigli per comunicare il tuo evento virtuale al meglio:


1. Ripensa totalmente al tuo stile di comunicazione:

Durante la pandemia molte aziende hanno completamente rivoluzionato la loro strategia. Non solo: hanno adattato il loro modo di comunicare, soprattutto se si affacciavano per la prima volta al format di eventi online e volevano trasmettere un messaggio efficace per il nuovo scenario post-pandemico. Insomma, vedila come se fosse il tuo anno zero.


 Testimonianze aziende durante il Covid-19
Le testimonianze di aziende che hanno rivoluzionato la loro event strategy

2. Crea un’immagine coordinata e declinabile:

Quando si tratta di eventi virtuali come conferenze e webinar, l’impatto dell’aspetto grafico è importante. Cura un'estetica coerente col tuo brand e accattivante in tutti i touchpoint: dalla locandina per il tuo evento online, ai banner per gli sponsor, gli sfondi degli speaker e il design delle presentazione, fino alle guide con info complementari.


3. Fornisci informazioni chiare:

Per bypassare la distanza tra pubblico e organizzatori che un evento virtuale crea, consigliamo di dedicare particolare attenzione a tutti i contenuti informativi come FAQ, email d’invito all’evento aziendale, eventuali sconti, promemoria, comunicazioni di cambio programma. I partecipanti ringrazieranno.

Conclusioni

Dopo il biennio 2020-2021 è chiaro che gli eventi aziendali virtuali sono molto più che un trend ma una modalità che è qui per restare.

Certo, gli incontri faccia a faccia non spariranno ma gli eventi virtuali hanno dimostrato di essere flessibili, creativi, vantaggiosi ma ancor più sono riusciti a stabilire un legame con i partecipanti, affermandosi come format d’elezione per presidiare le prime fasi di awareness e consideration del funnel di conversione.

Non resta che vedere come si evolveranno in futuro. Noi siamo curiosi, e tu?

Le sfide e le opportunità che un’azienda può cogliere con un evento virtuale sono tantissime. Le tecnologie e gli strumenti si perfezionano costantemente in ogni processo di organizzazione. Noi di Kampaay ne siamo un esempio.

Kampaay è una piattaforma innovativa di event-as-a-service pensata in modo specifico per gli eventi aziendali virtuali, di persona e ibridi. Kampaay facilita il processo di prenotazione di un evento virtuale attraverso un sistema di ordinazione online che semplifica ogni step rendendolo rapido, trasparente e facile.

Qualsiasi sia il tuo tipo di evento virtuale (webinar, conferenza, team building, meeting aziendale), saremo il tuo interlocutore unico: dì pure addio a giri di email con mille fornitori! Basta scegliere la data, quanti partecipanti vuoi coinvolgere e il format dell’evento. Componi in totale autonomia i servizi, personalizza il tuo evento e visualizza il preventivo, il tutto in soli 15 minuti.

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