Come organizzare un Evento Aziendale

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Come organizzare un Evento Aziendale

Dietro ogni evento aziendale c'è molto più di quello che sembra: di fatto, per l'azienda, è un vero e proprio investimento ma ancor più un’opportunità di crescita. Grande o piccolo che sia, si rivela un’occasione di confronto con i propri dipendenti, fornitori e clienti, un appuntamento per presentare un servizio o un calendario di attività future o per vivere un momento di relax e divertimento.

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Eventi aziendali: scopri cosa sono e come funzionano

Snodo centrale nelle strategie di marketing e nei processi di vendita, l’evento aziendale è trasversale a ogni settore industriale: non a caso, sempre più spesso, le aziende dedicano una parte importante del budget alle voci “comunicazione e marketing” al fine di sviluppare uno strumento ormai imprescindibile per il posizionamento del brand.

Analizzando il panorama degli eventi aziendali prima e dopo la pandemia COVID-19, ci rendiamo conto della loro forza strategica nel raggiungimento degli obiettivi di business di ogni impresa. Prendiamo una ricerca condotta da Bizzabo che coinvolge marketer senior di aziende di diversi ambiti:

- il 95% degli intervistati sottolinea come gli eventi aziendali abbiano un impatto importante sul raggiungimento degli obiettivi di business

- l’85% considera gli eventi aziendali una parte significativa dell’evoluzione dell’azienda‍

- il 53% li reputa il canale più rilevante per fare lead generation e per portare conversioni.

Due le componenti fondamentali di ogni evento per aziende: da una parte la capacità di creare momenti di coinvolgimento dei partecipanti all’interno di un’esperienza invitante, piacevole e possibilmente memorabile; dall’altra una skill importantissima, quella sociale, che alimenta il lato più umano di un evento: coltivare i rapporti personali e individuare potenziali clienti.
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Gli step necessari per organizzare un evento aziendale

Un evento aziendale non è soltanto ciò che si vede esteriormente: dietro la festa, un intero staff di persone lavora minuziosamente per pianificare ogni dettaglio. Perché un evento è proprio questo: un incastro perfetto di molteplici aspetti che, uniti, rispondono alla strategia di marketing. Ecco gli step fondamentali per dare vita ad un evento aziendale memorabile:

‍- Definizione degli obiettivi insieme ai costi

Che risultato vuoi ottenere con la tua festa aziendale? Qualunque sia la tua risposta partirai da obiettivi e budget. La maggior parte degli eventi aziendali puntano alla generazione di lead e prospect, ma anche ad aumentare la visibilità del business, promuovere un servizio, presentare un report o uno studio. Gli obiettivi devono essere concreti e specifici, lo stesso vale per la definizione e la ripartizione del budget di riferimento e delle risorse a disposizione (sponsor, fondi), da fissare prima della pianificazione, mai in corso d’opera.

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- Studiare il pubblico dell’evento aziendale

Ora dovrai scegliere il tuo pubblico, e quindi: a chi rivolgere il tuo evento aziendale, per chi è pensato e cosa si aspetta quel target specifico in base a età, azienda, settore, ruolo lavorativo. E ancora: si tratta di dipendenti, area management, rete commerciale o partner oppure di clienti, prospect, fornitori e stakeholder esterni? Come vedi, tutto cambia radicalmente. Per questo ogni event planner fa anche un po’ il lavoro dello psicologo: si mette nei panni del pubblico e ne valuta le aspettative, i desideri e i bisogni. E, come conseguenza, pensa a una strategia di materiali e contenuti da progettare, a un concept emozionante, che renda la tua festa un ricordo piacevole.

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- Scegliere il tipo di evento aziendale tra ibrido, in persona o virtuale

Da qualche anno le possibilità di pianificare un evento aziendale si sono moltiplicate. Per la tua festa aziendale puoi scegliere tra tipologie ben distinte di ricevimento: un evento in persona che comporta location, catering, staff per la gestione del pubblico e intrattenimento dal vivo; oppure un evento virtuale con location virtuale (piattaforma di meeting), gamification e delivery box; o ancora un evento ibrido con speaker e host in una location fisica e pubblico a casa. Ricorda: per personalizzare il tuo evento ricorri a elementi di engagement che interessino il tuo target e lo coinvolgano attivamente.

-Scegliere la data e la location (se si tratta di un evento in presenza)

Quando scegli la data ideale per il tuo evento aziendale devi considerare i periodi lavorativamente più intensi nella tua azienda: se i tuoi colleghi attraversano un momento stressante sul lavoro, probabilmente non avranno voglia di passare il loro tempo libero in attività legate a quel contesto! Potrebbe poi essere utile tenere d'occhio il calendario dei principali eventi sportivi, per evitare concomitanze che porterebbero molti dipendenti a disertare il tuo evento. Consigliamo anche di evitare il venerdì, giorno in cui molti partono per fare un weekend fuori porta!

Per quanto riguarda la location invece la regola principale è quella di attenersi alla stagionalità! In estate i tuoi ospiti adoreranno una cascina o comunque uno spazio all'aperto, mentre d'inverno un locale confortevole è da preferire. Indipendentemente dalla location prescelta, assicurati che sia raggiungibile da tutti!

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-Definire la scaletta del programma

Idealmente la scaletta andrebbe definita almeno una settimana prima dell'evento; questo perché la pianificazione è l'ingrediente segreto di ogni evento di successo e perché per accordarsi con i vari fornitori il tempismo è essenziale. Affidandoti a Kampaay potrai semplificare notevolmente questa parte del processo.

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-Scegliere il catering per l'evento

Uno degli elementi che i tuoi invitati ricorderanno maggiormente, e di cui parleranno nei giorni a venire, è sicuramente il catering. Per questo la qualità delle preparazioni deve essere ottima e il fornitore affidabile. Per quanto riguarda il tipo di offerta puoi scegliere tra uno più tradizionale, che prevede le diverse portate servite direttamente al tavolo, e il più dinamico buffet, magari valutando una proposta moderna come il finger food.

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- Fare promozione e follow-up: prima e dopo il tuo evento aziendale

In ogni evento aziendale c’è un prima e un dopo. Prima dell’evento fai crescere l’hype con inviti ai partecipanti, con campagne pubblicitarie e comunicati stampa (se l’evento è notiziabile), con una promozione sui canali digitali o, anche, con l’invio di una swag bag (se l’evento è virtuale). Dopo la festa sarà importante sollecitare i feedback per mantenere vivo il ricordo, magari proponendo una survey oppure omaggiando i partecipanti a ottenere uno sconto early bird se la tua azienda ha lanciato un servizio/prodotto nuovo.

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Perché  gli eventi aziendali sono importanti per le aziende

I motivi per cui le imprese organizzano un evento aziendale sono molto semplici:

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•  la connessione umana: per instaurare legami e conoscere le persone dietro i professionisti, oltre ad aumentare la possibilità di saldare i rapporti con dipendenti, clienti, stakeholder (interni ed esterni all’azienda);

• la cultura aziendale: per evidenziare i valori e creare empatia, senso di appartenenza, coinvolgimento nella mission dell’azienda e fidelizzazione dei clienti;

• la forza del brand: per potenziare la consapevolezza del marchio, l’immagine dell’azienda e il suo riconoscimento sociale (sia per un business appena avviato che per una realtà già avviata).

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I benefici di un evento aziendale

L’evento aziendale porta grandi risultati al mondo B2B e B2C, ancor più rispetto ad ADV tradizionali o social. Secondo una nostra ricerca, il 90% delle aziende reputa gli eventi fondamentali per l’evoluzione del proprio business, anche grazie a benefici personali e aziendali.

Con benefici personali di un evento aziendale intendiamo il vantaggio di portare valore all’interno del team dei dipendenti e dei collaboratori; o ancora il singolo individuo che si relaziona con i propri colleghi o con un pubblico esterno, creando una rete di contatti o aggiornandosi sugli ultimi trend del proprio settore lavorativo.

Un esempio perfetto sono gli eventi aziendali che puntano a ottimizzare la comunicazione e la collaborazione tra team distribuiti. La chiave è creare dei momenti a forte tasso di socialità e condivisione al fine di rafforzare un mindset di gruppo più produttivo e felice.

I benefici aziendali di un evento aziendale sono invece la generazione di lead e prospect, la chiusura di un contratto, il lancio di un nuovo prodotto o la valorizzazione di alcune attività di marketing. O, ancora, la sperimentazione di nuovi format verticali e segmentati per creare una comunità professionale ancora più coesa e specifica.

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Poi c’è la questione ROI.  Gli eventi per aziende sono una cartina al tornasole dell’investimento: ogni fase è misurabile attraverso i KPI condivisi in fase di pianificazione.

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Quali sono le principali tipologie di eventi aziendali

Il mondo degli eventi aziendali è potenzialmente senza limiti: in base a fattori come budget, target e occasione dell’evento, possono vedere la luce tantissimi format coinvolgenti. Qui analizziamo tre macrotipi:

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1. Festeggiare un traguardo o un’occasione speciale

Un evento aziendale è un’arma vincente per fortificare l’azienda e consolidare il rapporto tra impresa e territorio. In occasione di ricorrenze speciali o traguardi da celebrare, gli eventi aziendali aperti o meno al pubblico si rivelano uno strumento di marketing dall’elevata potenza di fuoco.

Eventi aziendali come convegni, cene di anniversario o galà con clienti e partner sono ideali per aumentare la brand reputation e per ribadire l’importanza di un business a livello locale e all’interno della comunità che lo accoglie.

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2. Annunciare una collaborazione o lanciare un prodotto

Gli event planner organizzano un evento aziendale in occasione del lancio di un nuovo prodotto, della presentazione di una novità in azienda o di una collaborazione con un altro brand.

Questo tipo di evento aziendale, soprattutto se prevede un catering e momenti interattivi, può risultare appealing agli occhi del nostro pubblico e sono tra le soluzioni meglio congegnate per avvicinare il proprio target, dialogare con lui e raccogliere lead e informazioni. Il tutto, possibilmente, in una cornice piacevole e rilassante.

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Festeggia con il tuo Team

3. Fare formazione o organizzare un Team Building

I Team Building o i momenti formativi sono la tipologia più comune di evento aziendale, spesso pianificati alla fine o all’inizio dell’anno. Rispetto alle precedenti categorie, solitamente rivolte a un pubblico esterno, questo tipo di evento aziendale concentra gli sforzi all’interno del team.

Tra gli obiettivi principali annoveriamo sviluppi di grande interesse come il miglioramento del clima aziendale, l’incremento della motivazione, l’aumento della produttività, l’innalzamento dell’intesa a un livello più alto e la diffusione dello spirito di appartenenza a dipendenti e collaboratori - il tutto attraverso elementi di gamification, sessioni a squadre e quiz.

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Le piattaforme per gestire eventi aziendali (e risparmiare tempo!)

La pianificazione è il cuore pulsante degli eventi aziendali. In questa fase vengono in soccorso alcune piattaforme e software di organizzazione e di gestione eventi: oltre a rendere più snelli prenotazione, comunicazione e coinvolgimento, riducono lo stress e il tempo, aiutandoci a rendere più ricco il nostro evento.

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Piattaforme per pianificare e organizzare eventi aziendali

Questo tipo di piattaforme facilitano l’organizzazione di ogni tipologia di evento per le aziende (in persona, virtuale o ibrido) in modo facile e intuitivo, semplificando i contatti con i fornitori, la prenotazione della location, la composizione dei servizi in modo autonomo e la gestione dei contratti. 

Inoltre, esistono anche piattaforme specializzate nell’organizzazione di conferenze (virtuali o di persona) con particolare attenzione alla gestione dei referral.

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Piattaforme per il networking durante l’evento aziendale

Se c’è un elemento che, da sempre, va a braccetto con gli eventi aziendali, è il networking. In particolare, le piattaforme digitali danno una grande mano agli event planner: rendono ancora più immediate le connessioni tra partecipanti dell’evento, suggerendo dei match tra le persone e stimolando il dialogo tra gli utenti in real time. 

Altri software, invece, combinano dei match tra i partecipanti sulla base degli interessi comuni e segnalano all’utente (cioè l’azienda) la presenza di un professionista  - potenziale lead -  prima dell’evento. Un po’ quello che succede sui social network con il celeberrimo “potresti conoscere anche…”.

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Piattaforme per coinvolgere il pubblico del tuo evento aziendale

In tutto questo, non potevano mancare le piattaforme che aiutano a coinvolgere il pubblico di ogni evento aziendale (soprattutto virtuale). Può avvenire attraverso dei contenuti dedicati, o un hashtag ad hoc, o un contest a premi, o una serie di quiz live. 

O, ancora, con un aggiornamento dei canali social particolarmente appealing, con delle domande dal pubblico o con un after party segreto. La formula magica? Coinvolgere tutti gli stakeholder (CMO, brand organizzatore, sponsor) oltre al pubblico, nel nome di una strategia davvero integrata.

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Conclusioni

Gli eventi aziendali si confermano un canale stabile e privilegiato nelle strategie delle aziende: è verosimile che gran parte dei prossimi investimenti, sperimentazioni e format saranno declinati su questo asset estremamente importante per l’evoluzione di ogni settore.

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Kampaay è una piattaforma innovativa di event-as-a-service dedicata agli eventi aziendali virtuali, fisici e ibridi. Kampaay semplifica il processo di organizzazione con un sistema di ordinazione online che rende ogni step rapido, trasparente e facile.

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