Organizzazione eventi aziendali: tutto ciò che devi sapere

L'organizzazione di eventi aziendali è più complicata di quello che sembra. Dietro a una conferenza stampa, convention aziendale o cena di gala c'è un sacco di lavoro nascosto. Per un'azienda ogni evento, grande o piccolo, è un investimento strategico e un'occasione d'oro per evolversi.

Che l'evento corporate punti a presentare un nuovo servizio e nuovi prodotti o si tratti di un team building o di una festa tra colleghi, è un momento unico per confrontarsi con dipendenti, fornitori e clienti. È anche l'opportunità di divertirsi e fare squadra tra colleghi. Insomma, ben organizzato l'evento corporate può fare la differenza per raggiungere gli obiettivi aziendali e far crescere il business.

‍

Perché sempre più aziende organizzano eventi aziendali?

Gli eventi aziendali sono diventati centrali nelle strategie di marketing e vendita della maggior parte delle aziende. Ormai sono uno strumento fondamentale per tanti settori industriali, non più solo un contorno. Infatti le imprese investono una parte sempre più importante dei loro budget in comunicazione e marketing proprio per organizzare eventi di successo: esiste una branchia del marketing ad essi dedicati: l'event marketing. Le aziende hanno capito che gli eventi sono un'arma decisiva per far conoscere il proprio brand e dargli una certa immagine. Insomma, se vuoi che il tuo marchio emerga e si posizioni bene sul mercato, devi puntare sugli eventi aziendali con convinzione.

Analizzando il panorama degli eventi corporate prima e dopo la pandemia Covid-19, risulta evidente la loro forza strategica per il raggiungimento degli obiettivi di business. Prendiamo ad esempio una ricerca di Bizzabo su un campione di marketer senior:

- il 95% degli intervistati sottolinea come gli eventi aziendali abbiano un impatto importante sul raggiungimento degli obiettivi di business

- l’85% considera gli eventi aziendali una parte significativa dell’evoluzione dell’azienda‍

- il 53% li reputa il canale più rilevante per fare lead generation e per portare conversioni.

Quali sono gli ingredienti di un evento di successo?

Gli eventi aziendali di successo hanno due ingredienti fondamentali. Il primo è saper creare esperienze coinvolgenti e memorabili per i partecipanti, che siano piacevoli e li facciano sentire a loro agio. Il secondo è la capacità di tessere relazioni umane sincere, sia con i propri dipendenti che con potenziali nuovi clienti.

Gli eventi non sono solo questione di logistica, contano tantissimo la componente emotiva e quella sociale. Bisogna curare gli aspetti relazionali, coltivando i rapporti esistenti e creandone di nuovi. Insomma, organizzare degli eventi in cui le persone riescano davvero a conoscersi e divertirsi insieme. Questo è il segreto per fare contenti i partecipanti e raggiungere gli obiettivi aziendali.

Come vedremo, gli eventi aziendali di successo nascono da un attento lavoro di squadra e una pianificazione strategica. Prima di tutto è fondamentale definire gli obiettivi che si vogliono raggiungere, che si tratti di una conferenza stampa per presentare nuove soluzioni, un meeting aziendale motivazionale o attività di team building per incentivare la collaborazione. La location perfetta giocherà un ruolo chiave nel determinare l'impatto dell'evento: ambienti esclusivi come una dimora storica o posti insoliti sono ideali per sorprendere i partecipanti.

Ma non basta: il programma deve prevedere momenti formativi di alto livello, come corsi tenuti da professionisti di grande stile, così come attività coinvolgenti che "aprano le porte" dell'azienda, da visite guidate agli uffici a team experience fuori sede. I format virtuali e i viaggi incentive sono altre opzioni per garantire esperienze memorabili. Il tutto coordinato con cura maniacale di ogni dettaglio, dall'intrattenimento al catering. Così facendo, l'evento perfetto non è un miraggio ma può diventare realtà.

Cosa fare prima di iniziare a organizzare un evento aziendale?

Organizzare un evento aziendale richiede attenzione, cura dei dettagli e un'ampia pianificazione. Ecco una serie di passaggi fondamentali per creare un evento aziendale memorabile:

Definizione degli obiettivi e dei costi

Il primo passo è stabilire gli obiettivi dell'evento. Può trattarsi di migliorare l'engagement del team, aumentare la visibilità dell'azienda, promuovere un nuovo prodotto o servizio, presentare un report o lanciare corsi di formazione per i dipendenti. Gli obiettivi devono essere specifici e tangibili. Parallelamente, è fondamentale definire un budget e determinate le risorse disponibili, compresi eventuali sponsor o fondi. Questo dovrebbe essere fatto prima di iniziare la pianificazione del tuo grande evento.

Analisi del pubblico di destinazione

Conoscere i partecipanti dell'evento è un aspetto cruciale. Questo potrebbe includere dipendenti, management, partner commerciali, clienti, potenziali clienti o stakeholder esterni. Ogni gruppo ha aspettative, desideri e bisogni diversi. In questo senso, un organizzatore di eventi agisce un po' come uno psicologo, cercando di comprendere e soddisfare queste aspettative. Questo passaggio influenzerà la scelta dei materiali e dei contenuti da presentare, nonché il tema dell'evento.

Selezione del format dell'evento aziendale

Le opzioni per il format del tuo evento aziendale si sono moltiplicate negli ultimi anni.

Puoi optare per un evento in presenza, che richiede una location fisica, catering, personale per la gestione del pubblico e intrattenimento dal vivo.

Oppure, potresti scegliere un evento aziendale virtuale, con una piattaforma di meeting online, giochi interattivi e box di benvenuto inviati ai partecipanti. Un'altra opzione è l'evento ibrido, con relatori e presentatori in una location fisica e il pubblico che partecipa da casa. Ricorda, personalizzare l'evento con elementi che coinvolgono attivamente il tuo target è un modo efficace per garantire il successo dell'evento.

Seguendo questi passaggi, sarai sulla buona strada per organizzare un evento aziendale che sia non solo efficace nel raggiungimento degli obiettivi aziendali, ma anche un'esperienza indimenticabile per i partecipanti.

‍

‍

Organizzazione degli eventi aziendali: ecco cosa fare.

‍

Pianificare un evento aziendale di successo può essere un'avventura nuova ed emozionante, soprattutto se è la tua prima volta. L'organizzazione di un evento è un'attività complessa, che richiede attenzione ai dettagli, abilità di problem solving e un forte spirito di squadra. Ecco alcuni passaggi chiave per assicurarti la buona riuscita del tuo evento:

Scegliere la data e la location‍

La scelta della location gioca un ruolo fondamentale nel determinare il successo dell'evento. Che tu stia organizzando una conferenza stampa, una cena aziendale, un meeting aziendale o un evento di team building, la location ideale dovrebbe essere accessibile, accogliente e in grado di soddisfare le tue esigenze logistiche. Eventi come cene di gala o presentazioni di libri potrebbero richiedere location di prestigio come dimore storiche, mentre per eventi formativi o tavole rotonde potrebbe essere più appropriato un centro congressi. Se stai organizzando un evento interno, come un family day o attività sportive, potresti considerare l'uso di spazi esterni o altre strutture all'interno della tua azienda.

Definire la scaletta del programma

‍ L'organizzazione dell’evento dovrebbe iniziare con largo anticipo. Il programma dovrebbe essere definito in dettaglio, includendo tutte le informazioni relative alle sessioni, ai relatori e alle attività previste. Ricorda che l'identità aziendale dovrebbe essere riflessa in ogni singolo evento. Puoi sfruttare le tecnologie digitali per condividere la scaletta attraverso il sito web dell'evento o i social media, che svolgono un ruolo fondamentale nella promozione dell'evento.

Scegliere il catering e l'intrattenimento

‍Il catering aziendale e l'intrattenimento musicale sono due aspetti importanti che possono rendere il tuo evento memorabile. Che tu stia organizzando una cena aziendale o un grande evento in stile gala, il cibo dovrebbe essere delizioso e l'intrattenimento dovrebbe rispecchiare i gusti musicali del tuo pubblico. Potresti considerare spettacoli di magia o attività divertenti per eventi di team building, o un intrattenimento più formale per cene di gala o cene aziendali.

‍

Promuovere l'evento

‍La promozione dell'evento è un elemento fondamentale per garantirne il successo. Puoi utilizzare vari canali, come i social media, il sito web dell'azienda, l'email marketing per gli eventi, un comunicato stampa o addirittura il passaparola. Ricorda che le migliori idee vengono spesso da conversazioni e collaborazioni, quindi non esitare a coinvolgere altre aziende o partner affidabili nel tuo settore.

Ricorda, l'organizzazione di un evento aziendale è un'opportunità per mostrare la tua azienda in una luce positiva e creare esperienze indimenticabili per i tuoi partecipanti. Quindi, metti in pratica le tue idee originali, pianifica attentamente e goditi il processo!

‍

Fare promozione e follow-up: prima e dopo il tuo evento aziendale

In ogni evento aziendale c’è un prima e un dopo. Prima dell’evento fai crescere l’hype con inviti ai partecipanti, con campagne pubblicitarie e comunicati stampa (se l’evento è notiziabile), con una promozione sui canali digitali o, anche, con l’invio di una swag bag (se l’evento è virtuale). Dopo la festa sarà importante sollecitare i feedback per mantenere vivo il ricordo, magari proponendo una survey oppure omaggiando i partecipanti a ottenere uno sconto early bird se la tua azienda ha lanciato un servizio/prodotto nuovo.

​Quali risultati aspettarti dagli eventi aziendali?

Gli eventi aziendali sono preziosi per tre motivi principali.

Primo, perché permettono di creare legami più profondi e conoscere meglio le persone dietro ai professionisti, siano essi dipendenti, clienti o partner. Insomma, aiutano a costruire relazioni umane sincere.

In secondo luogo, rafforzano la cultura, il wellbeing aziendale , la People Strategy e i valori su cui si fonda, aumentando il senso di appartenenza di chi vi lavora.

Infine, danno una spinta decisiva alla brand awareness, migliorando l'immagine dell'azienda e il suo prestigio sociale.

Gli eventi aziendali, se fatti bene, portano grandi vantaggi sia personali che professionali.

Per i partecipanti sono l'occasione per creare nuovi contatti, fare networking e aggiornarsi sul proprio settore. Permettono anche di rafforzare i legami tra colleghi, condividere esperienze e migliorare la comunicazione, specialmente tra team distribuiti.

Per l'azienda gli eventi sono utili per generare nuovi lead e prospect, chiudere contratti, lanciare prodotti o valorizzare attività di marketing. Possono servire anche per definire community e gruppi professionali tra clienti e partner.

‍

Quali sono le principali tipologie di eventi aziendali

Il mondo degli eventi aziendali è potenzialmente senza limiti, c'è solo l'imbarazzo della scelta! In base a fattori come budget, target e occasione dell’evento, possono vedere la luce tantissimi format coinvolgenti. Qui analizziamo tre macrotipi:

1. Celebrare ricorrenze aziendali.

Gli eventi per festeggiare traguardi o anniversari sono ideali per consolidare il legame dell'azienda con il territorio. Coinvolgendo partner e comunità locale in convention o cene di gala, si rafforza la brand reputation e si valorizza il contributo dell'impresa e la sua importanza all’interno della comunità che lo accoglie.

​

2. Presentare un nuovo prodotto

A molti event planner può capitare di organizzare un evento aziendale in occasione del lancio di un nuovo prodotto, della presentazione di una novità in azienda o di una collaborazione con un altro brand.

Questo tipo di evento aziendale, soprattutto se prevede un catering e momenti interattivi, può risultare molto piacevole per nostro pubblico. Un contesto rilassato in cui si può dialogare con il target, raccogliere feedback e contatti.

3. Migliorare il coinvolgimento del team

I team building e la formazione sviluppano competenze, spirito di squadra e motivazione. Sono moltissimi i benefici di questo tipo di attività dedicate al team, ne parliamo spesso (e qui puoi trovare anche alcune idee per i tuoi team building) Con attività coinvolgenti e stimolanti si può migliorare il clima aziendale e la produttività.

‍

Le piattaforme per gestire eventi aziendali

La gestione di un evento aziendale complesso e articolato richiede oggi il supporto di innovative piattaforme tecnologiche. Questi strumenti digitali facilitano il lavoro degli event manager rendendo più efficienti diversi aspetti organizzativi. Analizziamo le principali categorie e i relativi benefici.

Software per la logistica

Esistono software specifici che permettono di organizzare al meglio la logistica dell'evento: dalla scelta della location più adatta alle dimensioni e al target, alla gestione di catering, allestimenti, trasporti e tutte le necessità accessorie. Questi tool rendono il processo rapido e intuitivo, permettendo di risparmiare tempo prezioso.

Piattaforme per il networking

Il networking è un elemento chiave in ogni evento che si rispetti. Ci sono piattaforme avanzate che facilitano le interazioni tra partecipanti con interessi comuni, aumentando le possibilità di creare nuove relazioni di valore. I suggerimenti di matching si basano su profilazione e intelligenza artificiale.

Strumenti di coinvolgimento

Per eventi virtuali o ibridi, mantenere alto il coinvolgimento del pubblico è una sfida. Esistono piattaforme con funzionalità ad hoc come quiz, sondaggi,call to action che creano engagement. L'analisi dei dati permette di migliorare l'experience.

Soluzioni di brand engagement

Alcuni tool innovativi consentono di mappare gli stakeholder rilevanti per l'evento e coinvolgerli attraverso attività di brand engagement su misura. Si ottiene maggiore adesione e amplificazione della comunicazione.

Grazie alle tecnologie digitali, oggi organizzare con successo grandi eventi è più facile. Automatizzando alcuni processi si libera tempo per dedicarsi alla creatività e ai contenuti che fanno la differenza. Con questi vantaggi, non resta che dare spazio all'inventiva!

‍

Eventi Aziendali: organizzarli è più facile con Kampaay

Come abbiamo visto eventi aziendali continueranno ricoprire un ruolo centrale nelle strategie di comunicazione e marketing delle aziende. Con l'evoluzione digitale, i format si arricchiscono di nuove possibilità tra eventi virtuali, ibridi e phigital.

Organizzare con successo queste esperienze coinvolgenti richiede però competenze specifiche e strumenti professionali. Per questo nasce una piattaforma innovativa come Kampaay:  crediamo nel potenziale di ogni evento aziendale, ecco perché vogliamo semplificare il modo in cui vengono organizzati.

Con Kampaay, puoi pianificare tutto con pochi click: scegli la location, il catering, gli allestimenti e stabilisci il budget da una piattaforma semplice e intuitiva. Ottieni un solo preventivo e facilita ogni aspetto della pianificazione del tuo evento aziendale.

Quindi cosa aspetti? Metti in moto la tua creatività, scegli la tua idea preferita e inizia a organizzare i tuoi eventi aziendali con Kampaay!

‍