Scopri i benefici di creare un brief per il tuo evento aziendale e fornisci una guida solida a tutti i tuoi fornitori
Tutti noi sappiamo che impresa titanica sia organizzare un evento aziendale. Non importa che sia per 50 o 500 persone, che tu sia alle prime armi oppure che abbia un’esperienza solida nell’event planning: ogni volta è come la prima volta. E la chiave, ovviamente, è avere tutto sotto controllo con un buon brief.
Brief per un evento aziendale, il miglior amico degli event planner
Un brief di un evento aziendale è un documento che offre una panoramica completa dell’evento che si sta organizzando. È lo strumento prediletto di event planner, marketer e agenzie di eventi: è talmente importante che si inizia a stilare prima di avere fissato la data dell’evento stesso. Include ogni dettaglio essenziale e rilevante sull’evento, comprese le deadline di ogni voce.
La sua funzione è duplice: è una base solida per tutte le persone fuori dall’azienda che lavoreranno all’evento ma è indispensabile anche per uso interno. È il riferimento principale in ogni fase, da aggiornare a ogni progress, sviluppo e cambio di rotta dell’evento.
Dietro un grande evento c’è un grande brief: tutti i vantaggi
C’è un’espressione inglese, “keep everybody on the same page” (metti tutti sulla stessa pagina), che sembra essere nata per descrivere i benefici del brief di un evento aziendale. Questo documento ha il vantaggio principale di tenere tutta la squadra aggiornata, ma non solo.
Ogni brief ti aiuta a identificare le richieste e le esigenze della tua azienda ma anche di assicurarti che ogni aspetto vada liscio come da programma. Il brief è la mappa dove team, fornitori e agenzie possono coordinarsi: dà indicazioni e, come ogni navigatore, fa risparmiare tempo e stress. Non ultimo, un brief ben scritto è cruciale per il successo del tuo evento.
Prima della pianificazione: cosa includere nel tuo brief
Un brief efficace inizia ad essere scritto ancor prima di prendere qualsiasi decisione sull’evento e si rivela per questo determinante nella fase di pianificazione. In questo step è necessario chiarire di cosa si ha bisogno, cosa si desidera e quanto si è disposti ad investire.
Ogni brief contiene una visione completa di obiettivi e informazioni come il tema, la modalità e il format, la data dell’evento, un’idea di location, il numero di partecipanti e tutti gli stakeholder coinvolti, ma anche una descrizione dettagliata dello scenario aziendale per le persone esterne.
Dopo la pianificazione: il brief per i fornitori secondo Kampaay
E a pianificazione avvenuta, cosa succede? Ogni event planner sa bene che i giochi sono appena iniziati. Per questo noi di Kampaay abbiamo pensato a una funzionalità dedicata: un brief personalizzato per concentrare tutte le informazioni da trasmettere ai fornitori coinvolti.
Funziona così: una volta pianificato l’evento sulla piattaforma di Kampaay, basterà compilare un form con i dettagli. La nostra esperienza ci ha insegnato che la pianificazione è un grande traguardo, ma allo stesso tempo apre il dialogo con altre persone. Per questo abbiamo già pensato noi a tutte le domande necessarie: una volta compilate basterà un click per inoltrare il form a tutti i fornitori e professionisti coinvolti nel tuo evento.
Pensa a quanto tempo risparmiato: nessun giro di email, allegati da aggiornare, ore al telefono. In pochi minuti potrai inserire tutti i dettagli e aggiornarli quando vuoi.
Il bello di organizzare un evento aziendale in 15 minuti
Una voce importantissima in ogni brief è il timing. Ogni voce deve essere completata entro una deadline precisa. Per la pianificazione puoi partire già con un grande vantaggio: sapere di poter organizzare il tuo evento aziendale in soli 15 minuti - con Kampaay.
Kampaay è la piattaforma di event-as-a-service amica di ogni brief e complice di ogni event planner. Basta scegliere il tuo format in modo intuitivo e super-semplice e personalizzare ogni aspetto del tuo evento aziendale con un sistema di booking online che semplifica tutti gli step di pianificazione. Seleziona la data, quanti partecipanti prevedi, che esperienza vuoi far vivere e visualizza subito il preventivo in autonomia. E per il brief dopo l’ordine? Avrai un unico interlocutore: noi di Kampaay.
Nel tuo brief vuoi un evento diverso dagli altri? Eccoci, siamo qui per te.
