Come evitare di replicare un disastro come quello di Fyre Festival? Scoprilo con i consigli super pratici di Irene Bosi.
I do e i don't dell'event planning con Irene Bosi
Stefano Brigli Bongi: Ciao. Questo è EvenTalks, il podcast sugli eventi.
Io sono Stefano Brigli Bongi e oggi parleremo di event planning e di perché la pianificazione eventi è così importante, probabilmente la parte più rilevante, la parte più importante. Nel citare che cosa è fondamentale nell’event planning, parleremo anche di un caso disastroso nell'organizzazione di eventi che forse alcuni di voi che ci state ascoltando conoscete. Si chiama Fyre Festival.
Il Fyre Festival è stato una catastrofe, avvenuta qualche anno fa: un festival che non è mai stato. E poi magari entreremo un po’ più nel dettaglio, vi racconteremo un pochino di più. Intanto introduco la nostra ospite di oggi, Irene Bosi, Head of Marketing di Yoga Academy e organizzatrice del Kalemana Festival. Ciao Irene, benvenuta!
Irene Bosi: Ciao Stefano, grazie mille a tutto il team per l'invito.
Stefano Brigli Bongi: Allora la prima cosa che ti volevo chiedere era di raccontarci un po’ di te. Hai fatto mille giri, No? Oggi sei qua, ieri da un’altra parte come? Cosa fai? Raccontaci un po’.
Irene Bosi: Allora nella vita, ad oggi gestisco tutto lo sviluppo di marketing e di prodotto di Yoga Academy. Organizzo Kalemana Festival con un’azienda che si chiama We Are Marketers. Siamo un gruppo di nomadi digitali, lavoriamo tutti da remoto, in maniera un po’ non convenzionale, non abbiamo orari di lavoro, viaggiamo mentre lavoriamo e siamo un po’ pazzerelli.
Stefano Brigli Bongi: Insomma, quelle cose brutte che tutti vorrebbero fare. Ma il consulente imbruttito guarda online e dice…
Irene Bosi: Come può essere possibile! Esatto. E in realtà vengo da un mondo un po’ più tradizionale.
Prima di unirmi a questo bellissimo gruppo di matti, lavoravo in aziende un po’ più strutturate proprio del mondo un po' classico delle multinazionali. Ho lavorato prima in Procter&Gamble e poi in Perfetti Van Melle.
Ad oggi vivo come nomade digitale, passo grosso del mio tempo in Portogallo. E uno dei progetti più entusiasmanti a cui ho la fortuna di lavorare è proprio Kalemana Festival che spero non diventi mai come un Fyre Festival.
Stefano Brigli Bongi: Eh adesso magari ci entriamo un attimo. Volevo solo precisare che tra l'altro, parlando delle cose che hai citato prima, lo Yoga Academy è la prima…parliamo anche un po‘ di questa cosa qua, no perché poi tutto gira tutto un po’ intorno a questo. È la prima scuola di yoga totalmente online in Italia, motivo per cui poi nasce il Festival che ci racconterai.
Irene Bosi: Sì, sì, sì, esatto, Yoga Academy è ad oggi la community di Yogi più grande in Italia, è stata fondata nel 2018 da Denise Della Giacoma ed è una community che esiste principalmente online.
Già prima di Kalemana organizzavamo qualche evento offline, semplicemente perché per costruire una community forte, coesa è necessario organizzare anche delle attività che permettano alle persone poi di incontrarsi offline. Quando abbiamo visto il successo che avevano anche questi piccoli eventi che organizzavamo con Yoga Academy e ci siamo detti: Let’s Do It! Organizziamo un festival bello grosso dove far sì che le persone di questa community possano incontrarsi.
Stefano Brigli Bongi: Ci sta, fighissimo. Probabilmente ci sarà qualcuno che ci sta ascoltando mentre fa yoga, magari con le cuffie, che si sta stretchando. Sapete dove volete andare, sapete dove dovete andare, e questo posto è visitare probabilmente il sito, il portale di Yoga Academy.
Poi chissà. Va bene. E allora abbiamo citato il Fyre Festival, un fiasco totale, niente a che vedere con Kalemana Festival.
Irene Bosi: Speriamo.
Stefano Brigli Bongi: Parliamo un attimo del Festival, raccontaci un pochino più nel dettaglio di cosa si tratta. Perché l'avete organizzato.
Irene Bosi: Allora Kalemana Festival è un un concept che nasce in realtà nella testa dei fondatori delle società di We Are Marketers e Yoga Academy anni e anni fa. Velocissimamente We Are Marketers è una grandissima community di appassionati di marketing digitale. Yoga Academy invece di appassionati di yoga e fanno parte della stessa società. We Are Marketers organizza già da anni un evento offline di digital marketing e i fondatori da anni pensavano “Prima o poi dobbiamo fare un grosso evento che invece riunisce la community di yoga”.
E nel momento in cui io sono entrata nel team di Yoga Academy e ho cominciato, diciamo a sviluppare tutte le varie attività di Yoga Academy, organizzavo qualche piccolo evento, ma non avevo esperienza nell'organizzazione di un grosso festival. L'anno scorso però ci siamo detti il Covid è finito, buttiamoci, organizziamo questo grosso festival.
Ho avuto l'opportunità di gestirlo io semplicemente perché gestivo il business Yoga Academy. Avevo un po’ di esperienza nel mondo degli eventi, in realtà neanche troppa, cioè eventi da un 100 persone, piccoli. Sono stata molto fortunata che Denise e Dario mi hanno dato grande fiducia e creduto in primis loro nel fatto che riuscissi a gestire un progetto di questo tipo e quindi ci siamo messi a lavorare a Kalemana Festival.
Irene Bosi: E mi fa un po' ridere, anche il riferimento a Fyre Festival, perché all'inizio effettivamente un po’ ci giocavamo, nel senso che quando abbiamo aperto le vendite di Kalemana effettivamente era un concetto che esisteva solo nella nostra testa, un po' come è successo a Fyrefestival.
Poi per carità, lavoro con persone tanto più oneste, molto più realistiche, che non sarebbero mai arrivate al punto in cui sono arrivati loro. Però diciamo che è stato un po’ un tuffo un po’ nel vuoto, nel senso perché abbiamo cominciato a vendere un concetto che realmente ancora non sapevamo come realizzare.
Come si organizza un Festival? [05:58]
Stefano Brigli Bongi: Carina, molto, molto creativa come cosa, ovviamente. Poi magari parliamo più nel dettaglio di Fyre Festival e citiamo alcune delle pillole da non replicare a casa.
Quindi questa è la prima volta in realtà che tu ti sei buttata nel fare qualcosa di questo genere. E come hai già imparato, da dove hai raccolto le informazioni e a chi ti sei appoggiata? Cioè come hai fatto?
Irene Bosi: Un po’ buon senso. E allora, in realtà l'unico partner esterno che abbiamo coinvolto nell'organizzazione di questo festival è una persona che si chiama Mattia che è un consulente che lavora nel mondo degli eventi da anni, che ci ha supportato per tutto ciò che riguarda la regia.
Che è un lavoro che non è che uno si può inventare, ci vuole tanta esperienza e oltre la regia lui ci ha supportato nella gestione di tutti quei fornitori fondamentali, come per esempio il service..
È poi una persona anche estremamente gentile, quindi nel momento in cui io mi trovavo a gestire cose che mi mettevano tantissimo in crisi, che non avevo proprio idea di come gestire gli facevo una telefonata, “Oh Mattia, qua cosa consigli?”.
Però in realtà non c'è un libretto di istruzioni, sono andata semplicemente a buon senso. Tra l'altro l'anno scorso che abbiamo fatto la prima edizione, noi abbiamo deciso di fare Kalemana a maggio e Kalemana è successo a settembre, è stato veramente una corsa.
Quindi forse non ho neanche dovuto perdere tempo a pensare come si organizza un evento perché ho semplicemente pensato devo correre, fare tutto.
Stefano Brigli Bongi: Devo farlo.
Irene Bosi: Devo fare qualcosa. Quindi so che le aree di lavoro sono queste in qualche modo devono tutte succedere. E farlo bene lavorando anche in modo molto destrutturato, questo è importante dirlo.
Stefano Brigli Bongi: Se non sai neanche da dove partire è già tanto che il risultato è stato ottenuto. Peccato che non conoscevi Kampaay perché a parte i brand KK, Kalemana e Kampaay.
Irene Bosi: Suonano anche bene insieme.
Stefano Brigli Bongi: Quindi spunti per il futuro, chi lo sa. E le tue attività? nello specifico quali sono in realtà l'organizzazione di questo festival? Le puoi descrivere?
Irene Bosi: Cioè si tratta di mettere in realtà tanti cappelli diversi perché come vi ho detto appunto non è che c'è un'agenzia che ci supporta nello sviluppo di questo format. E quindi mi occupo di tutto dall'ideazione del format dove a livello creativo sicuramente danno degli input utilissimi soprattutto Dario e Denise che sono due persone estremamente creative.
E dopodiché gestisco tutta la parte proprio di gestione della ricerca della location, gestione della location, ricerca dei fornitori, pensare a proprio il format che attività proporre, chi contattare, contattare i performer, fare il budget, contattare gli sponsor, pensare a tutti i vari materiali da utilizzare banalmente per allestire la spiaggia. Tutta la parte burocratica che in Italia veramente non auguro a nessuno e forse la parte un po’...
Stefano Brigli Bongi: Ma dai, che dici? Non so di cosa parli.
Irene Bosi: No, mamma mia, poi quest'anno siamo pubblico spettacolo. Guarda, veramente mi viene il mal di pancia a pensarci quella è veramente molto molto complessa. Poi la parte di comunicazione, vendita dei biglietti, i budget, insomma un po’ tutto.
Stefano Brigli Bongi: Ma questa bellissima location che tra l’altro è Ravenna.
Irene Bosi: A Marina di Ravenna.
Stefano Brigli Bongi: Come l’avete scelto? Perché proprio quella lì?
Irene Bosi: Perché a livello di location avevamo delle necessità veramente molto specifiche. Cioè avevamo in testa l'idea di voler fare un festival in una mega spiaggia dove non si sentissero i rumori della città, quindi tutte le spiagge per esempio della di Rimini così non andavano bene perché c'è la strada proprio dietro.
Dove ci dessero la possibilità di fare quello che volevamo a livello di allestimenti e che non fosse troppo complessa da raggiungere. Che allo stesso tempo avessero la possibilità di ospitare i performer, gli ospiti e le persone che decidono di venire al festival vicino.
Quindi io quando lavoravo in Perfetti gestivo anche tutte le attività di sponsorizzazioni e collaboravo con Club del Sole, che appunto è il partner con cui facciamo Kalemana. E mi ricordavo appunto di questo villaggio bellissimo dove avevamo fatto fare dei campi da pallavolo brandizzati Big Bubble.
Quindi sono semplicemente tornata da questo partner che avevo già conosciuto, gli abbiamo spiegato il progetto. Loro incredibilmente hanno creduto in noi, anche perché sono un partner molto grosso, sono andata lì io così: “Ehi vogliamo fare un festival qui, ci lasci tutta la tua spiaggia?". Quindi, ecco, non erano troppo sicuri.
Irene Bosi: Però poi sai che...
Stefano Brigli Bongi: Avevano visto il documentario Fyre Festival forse…
Irene Bosi: Ahah, forse. Insomma, sicuramente io da sola forse non davo tutta la credibilità che serviva. Ha aiutato tantissimo condividergli dei nomi di performer che erano coinvolti nel format per avere un po più credibilità, cioè dirgli Paola Maugeri, la presentatrice del festival ovviamente ci ha dato una credibilità che senza di lei sarebbe stato veramente molto difficile avere.
E quindi niente loro ci han dato appunto la possibilità: “Vi diamo tutta questa spiaggia a disposizione”, è una spiaggia veramente molto grande, “Vi togliamo tutti gli ombrelloni allestitela come vi pare”.
Ovviamente dentro i limiti di ciò che viene permesso dal Comune eccetera eccetera e siamo diventati partner. Abbiamo fatto con loro la prima edizione, rifaremo con loro anche la seconda edizione perché è troppo difficile trovare una location che abbia tutte queste caratteristiche.
Come cercare e coinvolgere gli ospiti? [11:14]
Stefano Brigli Bongi: Beh sì, effettivamente suona complicato nel senso che noi che viviamo nel mondo degli eventi trovare un posto del genere sappiamo bene che è complesso. Beh quindi spiaggia, tranquillità, avete capito? Un posto in cui magari ha senso andare.
E hai parlato di chi ha diciamo di line-up no, di persone che hanno partecipato a fare un po' da host, un po’ da presentatori un po' da insegnanti di yoga durante l'evento Come hai fatto a creare questa scena? Come hai fatto coinvolgere, cosa gli hai venduto, come sei riuscita a fare tutte queste cose qua, prima di avere il festival in mano immagino, tra l'altro.
Irene Bosi: Sì, allora, sono tanti, comincio dal discorso del come siamo riusciti a coinvolgere dei talent di questo calibro, come può essere una Paola Maugeri o Shiva Rea che non so se siete dentro il mondo yoga però…
Stefano Brigli Bongi: Allora, io ti dico ho provato a fare yoga, Bikram yoga, mi sono fatto 3 lezioni, alla 4ª mi sono lesionato il menisco.
Irene Bosi: A fare Yoga? Ma come è possibile?.
Stefano Brigli Bongi: A fare yoga. Questa è la prima volta che lo dico live. Ragazzi non ditelo a nessuno e niente dopo un po' ancora sto, quindi probabilmente riprenderò yoga, magari.
Irene Bosi: Magari a Kalemana.
Stefano Brigli Bongi: Magari Kalemana, sì.
Irene Bosi: Se hai voglia di venire.
Stefano Brigli Bongi: Ma il prossimo Kalemana potrebbe essere… Sì, non è stata una bellissima esperienza, però ci ho provato posso dire, no?.
Irene Bosi: No, diciamo che la chiave lì è stata proprio la potenza della Community di Yoga Academy ma anche di We Are Marketers.
Cioè è bastato dire a queste persone Denise e Dario organizzano un festival, vi va di venire, ci saremo tutti, ci sarà tutta la family e le persone sono felici di venire quindi sicuramente l'elemento chiave nel riuscire a coinvolgere tutti questi talent è stato la forza della community che unisce tutte queste persone.
A livello proprio di contenuti Denise sicuramente ha contribuito moltissimo per quanto riguarda soprattutto tutta la parte dei contenuti yoga e per il resto semplicemente abbiamo fatto una ricerca di attività che pensavamo fosse figo proporre ad un festival di questo tipo.
Io sono molto appassionata di discipline olistiche, di sport anche estremi, di sport in generale, quindi è stato proprio un lavoro bellissimo pensare. Ok, abbiamo una spiaggia, una giornata e un sacco di gente, cosa gli facciamo fare? E quindi è stata proprio una ricerca pensare: “Cosa mi piacerebbe fare una giornata in spiaggia?”.
Stefano Brigli Bongi: Tipo? Una delle attività?
Irene Bosi: Attività tipo i tessuti aerei, o tipo i bagni sonori o il silent yoga ecstatic dance, pole dance, skateboard, arrampicata, slackline, balance board, sup.
Stefano Brigli Bongi: La metà non sono sicuro di cosa tu stia parlando, però…
Irene Bosi: Sono super felice perché noi diciamo proprio: Kalemana è un festival dove le persone vengono e provano attività per la prima volta. Non tutte ovviamente, però è un contesto dove proprio vogliamo che le persone esplorino cose nuove, che non hanno mai fatto in vita loro. Quindi son contenta!
Stefano Brigli Bongi: Appena mi riprendo dal ginocchio, magari faccio un salto, capisco cos’è la balance board della, perché sembra pericoloso.
Irene Bosi: No, no, sono sopravvissuti tutti alla scorsa edizione.
Event Planning: le cose fondamentali a cui pensare in anticipo. [14:24]
Stefano Brigli Bongi: Senti, andando un pochino più nel dettaglio della parte event planner, se dovessi dare un consiglio, più su la parte di gestione del tempo, comunicazione, gestione degli ospiti. Quali sono quelle cose che tu diresti che ha senso fare, o comunque le cose che hai fatto tu nella tua esperienza ovviamente.
Irene Bosi: Allora che sicuramente se vuoi dei nomi di un certo tipo al tuo festival è fondamentale bloccarli il prima possibile. Perché soprattutto dopo il Covid, quando hanno ripreso un po’ tutti gli eventi, comunque le persone, se sono valide, hanno l'agenda piena, quindi vale la pena bloccarle subito. E poi soprattutto così comincia anche a spargersi la voce, no?
Noi coinvolgiamo persone che bene o male fanno tutti parte della stessa industria. Parliamo dell'industria dello yoga, del wellness, digital nomad, mindfulness, eccetera. Quindi, sono tutti gruppi di persone che: ci vado anch'io, ci vado in giro ci voglio andare anch'io, Quindi aiuta molto anche partire presto con gli inviti dei performer e degli ospiti a creare un po’ di hype.
E altra cosa su cui è importante partire molto presto sono gli allestimenti. Per esempio quest'anno ho scoperto che le tende beduine belle o le blocchi con un anno in anticipo o te le scordi, perché ci sono talmente pochi fornitori che le offrono che è veramente molto difficile trovarle.
Stefano Brigli Bongi: Come avete fatto da maggio a settembre?
Irene Bosi: L'anno scorso infatti abbiamo fatto senza tende beduine.
Quest'anno mi sono mossa praticamente un anno in anticipo per bloccare quattro tende, che forse voi sapete darmi consigli migliori, però solo un fornitore in Francia ho trovato che le faccia carine.
Stefano Brigli Bongi: Niente, niente di facile da trovare.
Irene Bosi: E poi anche a livello di tempistiche sicuramente importante muoversi presto anche con gli sponsor perché comunque, saprete bene, poi le aziende allocano i budget tendenzialmente con quasi un anno di anticipo. Quindi è importante se volete racimolare budget importanti, comunque contattarle con un anticipo importante.
Un'altra cosa che quest'anno avrei voluto far prima non ci siamo riusciti è cercare di aprire le vendite il prima possibile. Nel senso secondo me è ideale se uno può aprire le vendite per il tuo evento, se è un evento che si ripete ogni anno, appena l'evento finisce, sfruttando un po' quel culmine di emozione che le persone hanno appena finisce un evento. Ecco, questa cosa noi non siamo riusciti a farla quest'anno siamo partiti un po’ dopo, però una cosa che vorrei fare per la terza edizione.
Come mantenere viva la community dopo un evento? [16:58]
Stefano Brigli Bongi: Sicuramente perché ti lasciano nel momento in cui sei più caldo, appena uscito, trattiene un po' tutta quell'emozione, ci sta. Secondo me è un ottimo consiglio.
A livello poi di gestione della community che hai creato intorno al post event, quindi dopo il festival. Quindi a parte la vendita biglietti, come bisogna mantenerla? Se qualcuno che ci sta ascoltando, magari che vuole provare a cimentarsi in una cosa del genere.
Irene Bosi: Allora, diciamo che abbiamo un po' un gioco facile nel senso che il grosso della community di Kalemana è comunque parte della community di Yoga Academy. Su Yoga Academy, se dovessi dire la la cosa che fa meglio l'azienda, è sicuramente la costruzione di una community.
Quindi diciamo che è una community che anche dopo Kalemana continuiamo a scaldare con tutte le attività che facciamo su Yoga Academy. Dopodiché un altro modo per farlo è, ogni tanto a livello…Cioè ovviamente i social media un evento, penso a un profilo Instagram, è difficile tenerlo attivo tutto l'anno, perché comunque dopo un po’ che hai condiviso.
Stefano Brigli Bongi: Anche perché di vedere delle spiagge a dicembre, poi mi incazzo…
Irene Bosi: Che ti inventi? Esatto, quindi noi abbiamo riattivato, diciamo il profilo, circa due-tre mesetti fa direi. Quindi cercare di attivarlo un po' prima, diciamo cinque-sei mesi prima dell'evento , principalmente facendo leva su tutte quelle che sono state le emozioni generate.
Come non fare come Fyre Festival: la gestione degli imprevisti [18:25]
Stefano Brigli Bongi: Mettendo le foto di super mega influencer milionarie, no, come Fyre Festival tra l'altro. Ricapitolando un po’ sul tema del Fyre Festival, magari raccontiamo un po’ di contesto, dopo un esempio bellissimo e virtuoso, un evento di successo, andiamo in una catastrofe.
Vorrei un attimo aprire questa parentesi, il Fyre Festival è stato un festival che non è mai stato, proprio questo il punto di questo fiasco colossale.
Nel 2016, due imprenditori volevano creare un'app per un mercato di artisti famosi. Per promuovere l'app, hanno organizzato un festival privato per influencer VIP, con artisti come Major Lazer e Blink 182. Va beh, cose senza senso, in un'isola privata alle Bahamas, con trasporto, jet privato eccetera.
Ovviamente di tutte le cose che hai detto tu, non ne han fatta manco mezza. Zero no?. Nel senso non hanno organizzato in anticipo, l'unica cosa che hanno fatto è spendere milionate nella campagna pubblicitaria, con le top model del momento, Bella Hadid etc.
Han fatto una campagna mediatica mai vista per un evento, la gente cancellava Coachella per dire, devo partecipare a questo Fyre Festival, e alla fine nulla era organizzato e in più hanno avuto degli imprevisti pioggia, fango di tutto.
Quindi diciamo che le persone sono arrivate lì. Non c'era niente, tendopoli, materassi buttati per terra, biglietti costati decine di migliaia di dollari se non di più, e imprevisti assurdi. Tu di imprevisti ne ha avuti?
Irene Bosi: Sì, sì
Stefano Brigli Bongi: Impossibile fare eventi senza imprevisti.
Irene Bosi: E poi il nostro è un evento all'aperto, che può succedere solo all'aperto, cioè non è che c'è un piano B dici lo sposti in un palazzetto, no
Stefano Brigli Bongi: È lì, in quella spiaggia bellissima che vi hanno già concesso...
Irene Bosi: A Ravenna, dove ci sono spesso eventi che cambiano le condizioni climatiche da un momento all'altro. Quindi sì, l'imprevisto forse più. Ne abbiamo avuti due, uno che è stato percepito dal pubblico, uno che il pubblico invece probabilmente non l'ha neanche percepito. Il primo è stato che il Festival doveva cominciare alle 9.00, alle 08:30, cominciata diluviare, diluviare non sto scherzando.
Stefano Brigli Bongi: Volevate replicare Fyre Festival…
Irene Bosi: Volevo piangere, quindi via togli gli allestimenti che si rovinano tutto. Avevamo tutti questi allestimenti Bali style tipo palme, paglia, Panico. Mi veniva da piangere, ritirato tutto, poi fortunatamente ha smesso. Sai quegli acquazzoni estivi che durano una mezz'ora, quindi giusto per farci impanicare tutti tantissimo.
Guarda tremendo, un vento. Sembrava una scena proprio veramente apocalittica e vento, tutto il palco dove c'erano le torri, che oddio eravamo al pelo, al pelo lì con la forza del vento.
Quindi veramente un panico e fortunatamente dopo mezz'ora è finito tutto, quindi c'è stato solo un po' di panico con la gente che era già lì in tempo reale. Non sapevamo dove metterla, dovevamo risistemare alcuni degli allestimenti che avevamo tolto e basta. Quindi questo è stato il primo imprevisto.
Il secondo imprevisto è stato con un fornitore che ci aveva fornito appunto le strutture per le aree esperienze, e non erano assolutamente come dovevano essere. E quindi quella è una cosa che ovviamente abbiamo percepito noi dell'organizzazione, gli ospiti non avevano idea di come dovevano essere, quindi probabilmente non se ne sono accorti. Ma per me è una cosa che mi ha mandata giù di testa, che sono proprio uscita dai gangheri.
Stefano Brigli Bongi: Hai detto: se succede questo basta non lo faccio più.
Irene Bosi: No, no, insomma, non sono riuscita a prenderle in modo yogico come probabilmente avrei dovuto.
3 Dos e Don’ts dell’event planning [22:12]
Stefano Brigli Bongi: Non hai applicato, diciamo, quel mantra dei tuoi guest. Ok, in conclusione. 3 Dos e 3 Don’ts dell’event planning.
Irene Bosi: Allora, partendo dai Dos. Prima cosa, se avete la possibilità di farlo, mettere insieme community di persone veramente molto coese e affiatate.
Questo fa tutta la differenza del mondo, perché fa sì che i biglietti del vostro festival, del vostro evento, praticamente si vendano da soli.
Perché? Perché le persone hanno voglia di sentirsi, sentire, che appartengono ad una community, hanno voglia di stare insieme, quindi rende tutto davvero molto più facile.
Seconda cosa far organizzare l'evento a persone che hanno davvero una grande passione per il tipo di settore in cui stanno lavorando.
Cioè organizzare un evento se tu non sei la prima persona che vorrebbe vivere quell'evento, non è una grande idea.
Quindi suggerisco proprio cercate persone che fremono dalla voglia di vivere in primis proprio quell'esperienza che stanno organizzando.
E poi come terza cosa direi a livello di vendite, sicuramente la cosa di cui parlavamo prima, quindi cercare di essere pronti con la vendita dei biglietti di un evento appena finisce lo stesso evento.
Ovviamente se si tratta di un evento che si ripete di anno in anno, perché diciamo che fai leva un po’ su tutte quelle che sono le emozioni e l'esperienza che si spera sia stata positiva per le persone che hanno appena partecipato all'evento.
Stefano Brigli Bongi: Tre don’ts invece, dal lato opposto?
Irene Bosi: Allora uno: evitare di coinvolgere sponsor solo perché vi danno del budget. Che purtroppo è una cosa difficilissima, perché gli eventi, come probabilmente sapete molto bene, hanno dei costi folli su cui è molto difficile rientrare
Quindi vuoi o non vuoi gli sponsor vanno coinvolti, ma cercate di coinvolgere solo sponsor che hanno un posizionamento a livello valoriale allineato a quello che è il vostro evento. E on top a questo se potete, Sponsor a cui è possibile proporre anche un'attivazione all'interno del contesto del festival, che non sia inserire il classico loghino sui materiali di comunicazione.
Noi purtroppo a Kalemana ci siamo trovati a dire di no a tante aziende, magari aziende che facevano prodotti in plastica monouso, prodotti di derivazione animale eccetera eccetera, proprio perché veramente si scontra tantissimo con quello che è il nostro target.
Seconda cosa da evitare è risparmiare sui fornitori e collaboratori che hanno un ruolo chiave all'interno dell'evento. Per esempio tutto il service. Nel caso della mia esperienza investire una buona cifra nel cercare di avere un service di un certo tipo, che ti supporta, che insomma è anche in grado di gestire eventuali imprevisti senza essere sempre lì a dirti ah ma allora un 300€ in più 200€ in più, ma è anche un po flessibile è una cosa che che aiuta tantissimo.
Irene Bosi: Ehm. E terza cosa da non fare è non pianificare. E questo è un don't che mi dovrei tatuare in fronte perché sono la prima che purtroppo non pianifica, ma lavoro un po’ a vista, senza un flusso di lavoro, cercando di fare più cose possibile nel minor tempo possibile.
Ma soprattutto quando si organizza un evento grande, se non c'è un minimo di pianificazione, la possibilità di perdersi qualcosa di importante è altissima. Quindi vi suggerisco davvero di investire quel minimo di tempo per creare un modello di pianificazione degli eventi, anche se vi sembra sempre di essere con l'acqua alla gola.
Domanda da un milione di dollari [25:37]
Stefano Brigli Bongi: Infatti, che è un po' il tema anche di questo di questa puntata. Allora ti ringrazio tantissimo siamo alla fine, ti faccio un'ultimissima domanda che faccio diciamo un po a tutti, è un po’ un rito. Se dovessi invitare tre personaggi, anche passati eh non devono essere per forza persone vive in questo momento ad un evento per renderlo speciale, unico, indimenticabile. Chi sono?
Irene Bosi: Cavolo che bella domanda! Allora uno è una persona che vorremmo tanto che venisse il prossimo anno, quindi lo dico qua magari non so se parla italiano però vabbè.
Xavier Rudd, Xavier Rudd, un musicista, che fa della musica molto, molto particolare, veramente molto molto immersiva.
E una delle sue canzoni più conosciute è Spirit Bird. Forse questa la conoscete. E mi piacerebbe tantissimo averlo in un evento tipo quello che organizzo io, perché proprio è veramente in grado di farti tirare fuori delle delle emozioni, delle emozioni fortissime.
E un'altra persona che sicuramente mi piacerebbe tantissimo riavere perché l'abbiamo già avuta la prima edizione. Non siamo riusciti ad averla questa per un mismatch di date, è Shiva Rea, che se non conoscete vi consiglio di seguire su Instagram.
È una persona in grado di proporre delle esperienze che, a livello emotivo, ti stravolgono. Puoi essere veramente la persona più fredda e apatica del mondo, che davanti ad una pratica di disciplina è impossibile. Ti emozioni, impazzisci, cioè sei su un altro pianeta. Veramente, chi c'è stato alla prima edizione probabilmente se lo ricorda.
Irene Bosi: E poi un altro talent che mi piacerebbe tantissimo avere è Dylan Warner, che è uno yogi, fitness man americano, e che propone un tipo di fitness veramente molto molto particolare, che si integra anche molto bene con con lo yoga, e che quindi penso potrebbe essere perfetto per il nostro target.
Stefano Brigli Bongi: Perfetto! Grazie mille Irene. Allora piacere innanzitutto di averti avuto qui e se qualcuno ti vuole contattare, ai tuoi riferimenti, o cercarti on line su Instagram?
Irene Bosi: È stato un piacere. Intanto grazie a voi e se volete contattarmi mi trovate su LinkedIn con Irene Bosi o su Instagram con Ire_Bosi
Stefano Brigli Bongi: Grazie mille! Grazie a te Irene, dallo studio di Kampaay è tutto! Ciao! Ci vediamo alla prossima puntata.
