Scopri come pianificare la migliore strategia d’inserimento e organizzare l'Onboarding perfetto!
La fase di Onboarding indica l’insieme di processi e strategie da adottare per facilitare l’ingresso di una qualsiasi nuova figura all’interno di un’azienda.
Che si parli di una risorsa esperta e ben navigata o di un neolaureato alla prima esperienza, l’entrata in una nuova realtà è uno dei momenti che nella mente delle persone rimane ben impresso. Il classico giro di presentazione con annesso tour dell’ufficio sta cedendo il posto a veri e propri eventi aziendali organizzati per favorire un momento di scambio e dare il benvenuto alla nuova risorsa.
Che sia dal vivo o da remoto, vediamo insieme come organizzare un Onboarding efficace!
Prima di aprire le porte, preparati ad accogliere
Per impostare una valida strategia di Onboarding è necessario avere ben chiaro gli obiettivi che questa dovrà raggiungere. Ogni azienda può sviluppare la pianificazione che ritiene più opportuna, ma ci sono dei passaggi chiave da cui è bene partire per far sì che funzioni:
1. Organizzare gli impegni del nuovo assunto fin dalle prime settimane, in modo da coinvolgerlo immediatamente nel day-by-day aziendale
2. Assicurarsi che abbia a disposizione tutte le informazioni e le risorse che l’azienda ha da offrire
3. Offrire tempistiche dilatate per permettergli un graduale ed efficace allineamento alle timing aziendali
4. Coinvolgere colleghi e management nei primi periodi, per dargli la possibilità di ampliare la rete di conoscenze interne
5. Monitorare costantemente i risultati ottenuti per modificare le strategie operative qualora non si rivelassero efficaci
Se volete differenziarvi e creare un ambiente aziendale desiderabile, il consiglio è di supervisionare i processi d’inserimento per un periodo che va dai 2 ai 3 mesi. Ma qual è il motivo per cui un’azienda dovrebbe dedicarci tutto questo tempo?
I vantaggi di un Onboarding perfetto
Innanzitutto, investendo il tempo necessario in questo processo sarà più facile tracciare un profilo personale e professionale del neoassunto. Questo permetterà di capire come metterlo nelle condizioni di migliorarsi e diventare, di riflesso, un asset importante per l’azienda.
Un percorso progettato in maniera adeguata offre quindi alle aziende dei vantaggi non indifferenti sul lungo periodo.
In primo luogo, sarà possibile ottenere una riduzione dei costi di formazione e diminuzione del turnover aziendale.
Investendo in maniera ragionata e adeguata sulla crescita professionale dei nuovi ingressi, il dipendente percepirà di non essere solo un numero all’interno dell’organizzazione. Meglio dedicare più tempo all’inserimento inizialmente che doversi ritrovare ogni 3/6 mesi a ricominciare da capo, realizzando una procedura frettolosa e inefficace.
In secondo luogo, si formerà nel tempo un’azienda con un personale qualificato e nella quale i diversi reparti collaborano in maniera efficace. Questo porterà a un incremento delle performance operative, con conseguente potenziamento della produttività, rispetto a un’organizzazione dove il turnover è la prassi e le tempistiche sono di conseguenza mal gestite.
Secondo numerosi dati statistici, infatti, i dipendenti che hanno seguito un programma di Onboarding ben strutturato hanno quasi il 70% di probabilità in più di rimanere in azienda per almeno tre anni, rispetto a chi non ha completato tale formazione.
Un team più stabile, che si conosce vicendevolmente, che padroneggia le risorse messe a disposizione dell’azienda e che riesce a identificare la stessa come un luogo che ne esalta l’individualità, porterà a un miglioramento generalizzato di tutte le performance.
Onboarding nelle Scale Up
La procedura di inserimento delle nuove risorse è ancora più fondamentale per le Scale Up.
Quest’ultime, sono Start Up che hanno realizzato un modello di business scalabile e ripetibile, e che perciò possono mirare a un’espansione internazionale e a una rapida crescita.
L’ingrandimento dei vari reparti è ciò che determina il futuro di questo tipo di aziende.
Se inizialmente i membri del team di una start up ricoprono diversi ruoli, data la grandezza ridotta dell’organizzazione, con l’aumento delle dimensioni e delle responsabilità sarà fondamentale inserire nuove risorse qualificate. Che siano manager più esperti o giovani promettenti, l’Onboarding sarà ancora più importante: trasmettere la mission, creare sinergia tra le nuove figure e verificare che i collaboratori capiscano i loro ruoli sono tutti passaggi fondamentali, affinché la crescita dell’azienda prosegua senza intoppi.
L’inserimento di un reparto HR qualificato a cui affidare questo compito, che prima svolgevano magari i founder stessi, diventerà essenziale.
Il tutor
In questo contesto si inserisce la figura del tutor, molto importante nel processo di Onboarding.
Il tutor viene scelto tra i dipendenti e il suo compito è quello di agevolare l’inserimento del nuovo assunto e affiancarlo nei primi mesi in azienda. Diventerà un punto di riferimento per il nuovo arrivato, facilitando la socializzazione con i colleghi e la comprensione della cultura aziendale.
La figura del tutor è sempre più diffusa tra le aziende italiane, sono infatti tante le imprese che affidano interamente a questa figura il processo di Onboarding.
Le occasioni per rendere l'Onboarding più informale
Oltre che l’inquadramento e la gestione a livello prettamente lavorativo e ambientale, è importante favorire anche momenti di socializzazione fuori dal contesto professionale.
Che sia un aperitivo organizzato a fine giornata, un pranzo insieme o un’attività di team building ricreativa, è consigliabile far emergere le soft skills possedute dai nuovi membri, oltre a mettere in mostra quelle delle persone già inserite nei vari team di lavoro.
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