Scopri come organizzare un Virtual Meeting di successo in pochi passi!
Virtual meeting, online conference, call, tanti nomi diversi per descrivere la stessa attività: la riunione online.
Negli ultimi due anni le call sono diventate parte integrante della giornata lavorativa: è stimato che un professionista partecipi in media a circa 62 riunioni ogni mese.
Come fare allora per organizzarle al meglio e renderle più coinvolgenti? Di seguito alcuni consigli per far sì che gli invitati non vedano l’ora di accendere la videocamera e attivare il microfono!
Fase 1: Pianificare
Prima di iniziare ad organizzare il meeting, è importante capire l’obiettivo e la tipologia di riunione che si sta pianificando.
Per far sì che il meeting sia un successo gli obiettivi devono essere chiari, quantificabili e monitorabili. Anche la scelta della piattaforma è fondamentale, le possibilità sono tante ed è importante valutare la durata del meeting e il numero di partecipanti per capire quale fa più al caso tuo.
Una volta decisa la data, il numero di partecipanti e la piattaforma è il momento di stilare la lista degli partecipanti e mandare gli inviti!
Prima di mandare la classica invitation, invia ai partecipanti una mail ben strutturata con le istruzioni per accedere alla conferenza, che includano un link ben visibile e le informazioni principali come data, ora e oggetto della riunione.
Prepara una scaletta e un ordine del giorno. La gestione delle tempistiche è molto importante per dare valore ai contenuti, ai diversi interventi e far sì che la conferenza sia fluida e ingaggiante.
Non dimenticare di fare dei test sulla piattaforma prima della riunione, per prevedere eventuali problemi logistici e di connessione.
Fase 2: Si va in scena
E’ il momento di andare in scena!
Collegati con qualche minuto di anticipo così da dare il benvenuto a tutti i partecipanti e creare l’atmosfera giusta. Preparati al meglio alla conferenza cercando di evitare gli errori più comuni. Una survey di mercato ha raccolto le testimonianze di diversi professionisti e messo in evidenza i problemi più riscontrati nelle conferenze online.
Con una buona pianificazione riuscirai ad evitarli, e per aggiungere valore al tuo meeting ed ingaggiare il pubblico fai qualcosa fuori dagli schemi!
Spedisci ad ogni partecipante una box personalizzata, con un welcome coffee o un kit aperitivo, l’effetto sorpresa è garantito e non vedranno l’ora di partecipare al tuo prossimo meeting.
Fase 3: Il Follow Up
Conclusa la conferenza, è importante fare il punto della situazione e soprattutto inviare una mail di recap e di ringraziamento ad ogni partecipante.
Inserisci nella mail una richiesta di feedback così da poter monitorare l’indice di gradimento ed eventuali criticità. Elabora, quando possibile, degli schemi di monitoraggio da aggiornare ad ogni riunione così da valutare il raggiungimento dell’obiettivo.
Tra un meeting online e l’altro, non dimenticare l’importanza degli eventi in presenza, per celebrare la fine di un progetto, l’inizio di una collaborazione o anche solo per brindare dal vivo.
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