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4 Step per organizzare un evento in presenza nel 2022

Scopri come è cambiato il mondo degli eventi in presenza dopo la pandemia e come organizzarli al meglio.

Dopo quasi due anni di stop dovuto alla pandemia e alle conseguenti restrizioni, finalmente tornano gli eventi in presenza!

La voglia di stare insieme e brindare tra colleghi è tanta, soprattutto dopo mesi di smart working. Nonostante questo, secondo una survey di mercato condotta da EventMB solo il 18% degli organizzatori di eventi è pronto al ritorno in presenza, mentre la restante parte si definisce ancora incerta sul futuro.

Non è ancora possibile infatti eliminare il rischio e l’incertezza derivanti dalla pandemia, ma è possibile prepararsi al meglio per affrontare ogni evenienza.

Vediamo allora quali sono le best practice per organizzare un evento aziendale in presenza nel 2022.

Step 1: Scegli la location giusta

Scegliere la location non è mai un gioco da ragazzi, in questo caso dovrai selezionarne una che faccia sentire gli invitati sicuri e che li invogli a partecipare.

Cerca una location che abbia uno spazio interno e uno esterno, così che i partecipanti possano dividersi tra le due zone e godersi l'aria aperta, soprattutto con la bella stagione.

Fai un sopralluogo per assicurarti che la capienza dichiarata sia reale e che possa accogliere tutti gli invitati mantenendo la giusta distanza interpersonale. In caso di spazi chiusi, è fondamentale verificare che il sistema di areazione sia a norma e che gli spazi siano sanificati nella maniera giusta.

Cerca una location che sia flessibile a livello contrattuale, sia in termini di cancellazione che di assicurazione in caso di annullamento dell’evento. Se abbiamo imparato qualcosa dalla pandemia, è che le circostanze, e di conseguenza le restrizioni imposte, possono cambiare da un momento all’altro.

Step 2: Metti al centro le persone

Non siamo tutti uguali, e andare incontro alle esigenze di un gruppo di persone non è mai semplice. Durante i passati due anni le abitudini sono cambiate, e in tanti hanno modificato il proprio stile di vita andando verso una direzione più salutista.

Tieni in considerazione questo aspetto nella scelta del catering, e informati per tempo sulle scelte alimentari dei tuoi ospiti in modo che l’offerta sia adatta a tutti i gusti ed esigenze.

Rendi il tuo evento più digital possibile, adotta un approccio touchless, in questo modo gli invitati si sentiranno più sicuri nel fruire dei servizi e liberi di godersi l’evento.

Step 3: Dai valore al tuo evento

Nell’ultimo periodo ci siamo abituati a partecipare ad eventi virtuali e meeting online, non è facile quindi invertire la rotta e convincere le persone a partecipare a un evento in presenza. Sappiamo però che la la loro presenza è un fattore fondamentale per giustificare il budget e calcolare il ROI del tuo evento aziendale.

Fai in modo che il tuo evento abbia un valore aggiunto e punta su attività e servizi che possono essere fruiti solo in presenza.

Per essere in linea con le aspettative, gli eventi in presenza devono favorire il network e creare situazioni di scambio tra gli invitati, che vengono solitamente a mancare negli eventi virtuali. Metti in agenda dei momenti di aggregazione come workshop collaborativi, tavole rotonde e coffee break in spazi della location che favoriscano la socializzazione.

Step 4: Investi nella comunicazione

Una comunicazione chiara e mirata è il modo migliore per creare hype intorno al tuo evento e rassicurare gli invitati su cosa aspettarsi.

Tieni il pubblico costantemente aggiornato su eventuali cambi di programma o modifiche e dai tutte le informazioni necessarie per raggiungere l’evento in sicurezza ed essere in possesso di tutte le certificazioni necessarie per la partecipazione.

Usa i social network per postare contenuti che siano ingaggianti e crea una community intorno all’evento così che le persone siano ancora più invogliate a partecipare.

Prima, durante e dopo l’evento, fai modo di essere sempre in contatto con i partecipanti e di offrire qualcosa che vada oltre il semplice invito o la mail di follow up. Usa la tecnologia a tuo vantaggio per fare in modo che i contenuti siano fruibili anche successivamente e che l’evento continui nel tempo.

Seguendo questi consigli, il tuo evento aziendale sarà un successo, ma la fase organizzativa può essere complessa e difficile da gestire. Per questo abbiamo creato Kampaay, la piattaforma che ti supporta nell’organizzazione dei tuoi eventi aziendali. In pochi click scegli la location più adatta alle tue esigenze, il servizio di catering perfetto e passi diretto al brindisi!

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