Scopri come organizzare un open day aziendale di successo!
Il termine open day viene principalmente associato all’ambito scolastico ma da qualche anno questa tipologia di evento viene utilizzata anche nel settore aziendale.
L’open day aziendale è uno strumento di promozione molto valido, scopri in questo articolo i nostri consigli per organizzarlo in maniera impeccabile!
Scegli la data in base allo scopo
Sono tante le aziende che decidono di accogliere nella propria sede i clienti e i potenziali clienti al fine di presentare i prodotti e servizi offerti e consolidare i legami o crearne di nuovi.
L’open day aziendale può essere organizzato per diversi scopi: la presentazione di un nuovo progetto, un recruiting day o il cosiddetto family day, in cui le famiglie dei dipendenti si riuniscono all’interno dell’ufficio per conoscersi tra loro e scoprire qualcosa in più sull'ambiente di lavoro dei propri cari.
In base all’occasione è importante scegliere la data e far si che si adatti alle esigenze aziendali. E’ sconsigliato infatti organizzare un evento di questo tipo in periodi dell’anno particolarmente complessi dal punto di vista lavorativo, come le settimane pre natalizie o quelle che precedono la chiusura estiva.
Organizza gli spazi e le attività
Se l’ufficio coincide con la location dell’evento sarà indispensabile riorganizzare gli spazi affinché siano accoglienti e allo stesso tempo permettano agli invitati di visitare gli ambienti di lavoro. Non tutti gli uffici infatti sono predisposti per accogliere un gran numero di persone, nel momento della scelta degli invitati sarà quindi necessario tenere in considerazione la capienza e la distribuzione degli spazi.
In base all’orario e alle attività previste scegli il servizio catering più adatto alla tipologia di evento. Che sia un coffee break, un pranzo o un aperitivo a buffet, le possibilità sono infinite ma è essenziale prevedere l’andamento della giornata e affidarsi a professionisti.
Per la maggior parte degli invitati l’open day sarà la prima occasione per visitare l’azienda, metti a disposizione una mappa con la descrizione delle diverse attività previste durante la giornata, divise per orari e location. Così facendo aiuterai gli ospiti ad orientarsi e per te sarà più semplice gestire l’evento.
La personalizzazione dei servizi e degli allestimenti è molto importante in questa tipologia di eventi: nel giorno in cui l’azienda apre le porte al pubblico, tutto deve essere impeccabile. Se non sai a chi rivolgerti visita il nostro sito e scegli il servizio catering più adatto alle tue esigenze, in pochi click!
Comunica i valori dell'azienda
Interagire con gli invitati è proprio lo scopo dell’open day aziendale, quindi scegli lo staff giusto che ti possa supportare durante la giornata: in base alle dimensioni della location e alla tipologia di attività previste ci potrà essere bisogno di un servizio di valet parking, di addetti al guardaroba e camerieri.
Assegna dei ruoli ai membri del tuo team che ti aiuteranno durante la giornata, dovranno essere pronti a parlare con i clienti dei prodotti e servizi offerti dall’azienda e a rispondere ad eventuali domande.
Il fatto che il 65% delle persone apprenda attraverso le immagini, rende i contenuti visivi molto più coinvolgenti e diretti e ti permetterà di attirare l’attenzione di tutti gli ospiti contemporaneamente, stimolando così la conversazione. Per raccontare al meglio i valori della tua azienda, quindi, aiutati con una breve presentazione: proietta un video o delle semplici slide infografiche in una delle sale dell’ufficio, cercando di coinvolgere tutti i presenti.
Se nell'azienda ci sono aree dedicate alla produzione o alla lavorazione di prodotti organizza un vero e proprio tour e se l’ingresso prevede l’utilizzo di particolari dispositivi di protezione, non dimenticare di consegnare un kit ad ogni partecipante, spiegandone le modalità di utilizzo.
Scandisci i tempi della giornata intervallando le attività a momenti di break e nella fase di organizzazione crea una vera e propria scaletta per far sì che non ci siano tempi morti e che tutto proceda in maniera impeccabile. Non dimenticare di regalare dei gadget come penne, portachiavi o chiavette usb, oggetti che tornano utili nella vita quotidiana e continueranno l’attività di promozione.
Il follow up
La fase di follow up è molto importante, anche in eventi come questo. Fai in modo che tutti i partecipanti lascino un indirizzo mail, così da poterli ringraziare per aver preso parte all’evento e tenerli aggiornati su eventuali promozioni, nuovi prodotti/servizi ed eventi futuri organizzati dalla tua azienda.
Non dimenticare il potere dei social! Durante l’evento ricordati di scattare foto e produrre materiale da poter condividere sui canali social dell’azienda, potrai, in questo modo, condividere i risultati dell'open day anche con chi non è riuscito ad essere presente e raggiungere nuova audience.
Se ancora non sai come organizzare il follow up in maniera strategica, leggi il nostro articolo, troverai tutte le informazioni che ti servono per gestire la comunicazione post evento in maniera perfetta!
Che sia una piccola start up o una multinazionale, la formula dell'open day è sempre un ottimo strumento di promozione aziendale, se organizzato nel modo giusto. Noi di Kampaay siamo qui per aiutarti: visita la piattaforma e organizza il tuo open day aziendale di successo in pochi click.
