15/11/21

La location adatta a ogni tipo di evento aziendale

Hai scelto la data? Hai anche un’idea chiara delle persone da invitare? Prima di passare al catering, agli allestimenti e a qualsiasi altra questione organizzativa, c’è una parte fondamentale che non puoi assolutamente trascurare: la location.
Chiudi gli occhi e prova a immaginare i tuoi ospiti muoversi all’interno dell’evento. Ti immagini un bel loft in centro città, un ampio giardino allestito a tema o un elegante resort di lusso?

Frena, frena, stiamo correndo troppo.

Iniziamo dalle basi con i nostri consigli per la scelta della location ideale.

Occhio al budget

Scegli la location che preferisci tenendo bene a mente che dovrà soddisfare alcuni parametri. Innanzitutto, la disponibilità deve coincidere con la data prescelta. Dopodiché, devi assolutamente dare un'occhiata al budget allocato e alla divisione delle spese previste per tutte le necessità organizzative.
Quella del luogo ideale, potrebbe rivelarsi una ricerca più lunga del previsto, perciò ti consigliamo di muoverti con largo anticipo. Ma questo, siamo sicuri che tu lo sappia già.

Ma quanti sono?

Prossimo punto della lista: fare la lista!
Organizzare un evento aziendale richiede una gestione degli spazi particolarmente dettagliata. Conoscere il numero dei tuoi invitati è una condizione fondamentale per capire, ad esempio, quanti posti a sedere dovrà avere e quanto spaziosa dovrà essere la tua location.

La dimensione del luogo prescelto, in relazione al numero dei partecipanti, è molto importante anche per un altro spinoso dettaglio. Se troppo affollata e poco spaziosa, la location potrebbe creare rapidamente una situazione di confusione e stress per tutti. Allo stesso modo, una location troppo grande potrebbe portare gli invitati a sentirsi un po’ spaesati, con il grande rischio di creare anche il pensiero che l’evento abbia ottenuto poco consenso.  

Posizione tattica

Per partire in vantaggio nella creazione di un evento di successo, anche la posizione della location è un aspetto fondamentale da considerare.

Chiediti sempre con che mezzo i partecipanti raggiungeranno il posto.
Se si svolgerà in città, assicurati che sia ben collegato e facilmente raggiungibile utilizzando i mezzi pubblici come pullman, metro e tram.

Mettiamo caso però che tu abbia trovato un posto bellissimo fuori città: che si fa? Si rinuncia? Assolutamente no. Se il posto presenta tutte le condizioni adatte, la creazione di un’atmosfera esclusiva e di intimità sarà un grandissimo vantaggio da sfruttare per fare centro.
In questo caso, fornisci ai tuoi invitati un servizio navetta: lo sforzo verrà sicuramente molto apprezzato.

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Il sopralluogo

È arrivato il momento più importante per la tua scelta: il sopralluogo. Chiudi gli occhi e prova a visualizzare il tuo evento.

Innanzitutto, devi assicurarti la presenza di un ampio parcheggio, comodo soprattutto se la maggior parte dei partecipanti decidesse di recarsi con la propria auto. E sicuramente, non sarebbe il caso di farli innervosire cercando in lungo e in largo un posteggio…

Altro dettaglio da non trascurare è l’assenza di qualsiasi tipo di barriera architettonica, per rendere l’evento accessibile a tutti. Un dettaglio che sembra banale, ma che conferisce decisamente punti alla tua capacità di organizzatore.

In seguito, controlla anche la luminosità, l’acustica e la disposizione degli spazi della sala, condizioni che contribuiscono senza dubbio alla creazione di un’atmosfera accogliente.

Il personale

Non sottovalutare la scelta dello staff.
Un desk di accoglienza, addetti al guardaroba, un numero sufficiente di camerieri, diverse postazioni per i barman: sono tutte caratteristiche che possono mettere decisamente in risalto la qualità dell’evento e far sentire i tuoi ospiti coccolati e graditi.

Ma questa, è un’altra storia che approfondiremo prossimamente.

Scegli la location e organizza con Kampaay

Arrivato il momento di prenotare la location, la scelta migliore che puoi fare è… Kampaay!

Grazie alla nostra ampia selezione delle migliori location in circolazione, potrai sicuramente trovare quella perfetta per qualsiasi tipo di evento aziendale tu stia organizzando. Tramite la piattaforma ti basta impostare la data prescelta, il numero dei partecipanti e l’orario di inizio per scoprire quelle disponibili e il loro prezzo. Niente telefonate infinite, appunti sparsi qua e là e calcoli impossibili per capire il costo effettivo. E ricordati che, insieme a noi, puoi organizzare tutto il tuo evento in meno di 15 minuti.

Siamo un po’ la location digitale perfetta per gli organizzatori che vogliono fare centro, non trovi?

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