Scopri i nostri consigli per scegliere la location perfetta per il tuo evento
Hai già definito la data perfetta e stilato la lista degli invitati per il tuo prossimo evento aziendale? Ottimo, i primi due tasselli fondamentali ci sono. Ora, prima di lanciarti tra mille dettagli tra catering aziendale, allestimenti e grafica, c'è un aspetto centrale da curare: la scelta della location perfetta.
Chiudi gli occhi e immagina per un attimo i tuoi ospiti vivere una serata magica, tra chiacchiere, buon cibo e atmosfera unica. Li vedi circolare tra le sale di un loft in centro città, oppure rilassarsi in un lussureggiante giardino o ancora godersi il panorama da un elegante resort?
Calma, non correre troppo con la fantasia. Prima di prenotare la prima location da sogno che ti viene in mente, è bene seguire una serie di consigli per identificare quella perfetta.
Ogni location ha una sua anima e caratteristiche uniche. Sta a te capire quale si sposi meglio con l'anima del tuo brand e gli obiettivi che vuoi raggiungere con questa festa aziendale. È una scelta strategica cruciale.
Ma andiamo con ordine e vediamo passo passo come scegliere la location ideale per un evento aziendale di successo.
Definisci il concept: quale storia vuoi raccontare?
La location perfetta non esiste, esiste quella perfetta per il tuo specifico evento aziendale e al tema dell'evento. Che si tratti di un meeting, una convention, un corso di formazione o un'attività di team building, il tipo di happening deve guidare la scelta della sede.
Per un meeting aziendale ristretto puntare su una sala riunioni dall'atmosfera raccolta e accogliente, che favorisca il confronto e la produttività e dove sia possibile fare un coffee break. Grandi eventi business richiedono invece spazi ampi e modulari per sessioni plenarie e workgroup in cui fare lavoro di squadra e altre attività.
Un corso di formazione predilige aule attrezzate con supporti visivi e postazioni pratiche: un'idea originale è allestirle con banchi di scuola a ferro di cavallo. Infine un team building all'insegna del divertimento parte dalla scelta di una location insolita, che sorprenda e ispiri: dalla natura al vintage party a tema.
Ogni evento ha la sua anima. Tienila bene nell'organizzazione di un evento aziendale, a partire dalla scelta strategica della sede. Solo così sarà un successo!
L'importanza di fissare un budget location per evento aziendale
Nella ricerca della giusta location per il tuo evento aziendale, tieni sempre a mente questa parola d'oro: budget. Prima di tutto assicurati che la location che hai adocchiato sia disponibile per la data prescelta, giusto? Fatto questo, è il momento di tirare fuori la calcolatrice.
Definisci con cura il budget totale che puoi allocare tra location, catering, allestimenti e tutte le altre voci di spesa. Fai una stima realistica di quanto puoi investire nella sola location in rapporto al totale.
Non vorrai mica ritrovarti a corto di fondi per il catering, giusto?
Scegli una location di alto profilo, certo, ma assicurati che rientri nei parametri di budget stabiliti inizialmente. Potresti dover rivedere le tue preferenze e optare su soluzioni più economiche ma comunque di charme.
Trovare il compromesso ideale tra costo e bellezza della venue potrebbe richiedere una ricerca più lunga del previsto. Muoviti con largo anticipo, monitorando costantemente budget e disponibilità. Vedrai che con pazienza e spirito pratico il luogo perfetto per il tuo evento magicamente si svelerà!
Ma quanti sono?
Prossimo punto della lista: fare la lista!
Organizzare un evento aziendale richiede una gestione degli spazi particolarmente dettagliata. Conoscere il numero dei tuoi invitati è una condizione fondamentale per capire, ad esempio, quanti posti a sedere dovrà avere e quanto spaziosa dovrà essere la tua location.
La dimensione del luogo prescelto, in relazione al numero dei partecipanti, è molto importante anche per un altro spinoso dettaglio. Se troppo affollata e poco spaziosa, la location potrebbe creare rapidamente una situazione di confusione e stress per tutti. Allo stesso modo, una location troppo grande potrebbe portare gli invitati a sentirsi un po’ spaesati, con il grande rischio di creare anche il pensiero che l’evento abbia ottenuto poco consenso.
Scegli la location per evento aziendale in base al numero di invitati
Prossimo punto della lista: fare la lista!
Organizzare un evento aziendale richiede una gestione degli spazi particolarmente dettagliata. Conoscere il numero dei tuoi invitati è una condizione fondamentale per capire, ad esempio, quanti posti a sedere dovrà avere e quanto spaziosa dovrà essere la tua location. Sarà a numero chiuso? O si tratta di un open day? Questi sono tutti aspetti importanti da non sottovalutare.
La dimensione del luogo prescelto, in relazione al numero dei partecipanti e all'organizzazione del tempo degli ospiti è molto importante anche per un altro spinoso dettaglio. Se troppo affollata e poco spaziosa, la location potrebbe creare rapidamente una situazione di confusione e stress per tutti. Allo stesso modo, un ambiente dispersivo potrebbe portare gli invitati a sentirsi un po’ spaesati, con il grande rischio di creare anche il pensiero che l’evento abbia ottenuto poco consenso.
Inizia la ricerca: la posizione della location
Per partire in vantaggio nella creazione di un evento di successo, anche la posizione strategica della location è un aspetto fondamentale da considerare.
Chiediti sempre con che mezzo i partecipanti raggiungeranno il posto.
Se si svolgerà nel centro di una città, come nel centro di roma o nel cuore di milano, assicurati che sia ben collegato e facilmente raggiungibile utilizzando i mezzi pubblici come pullman, metro e tram. Anche la vicinanza di aeroporti è importante, se i tuoi ospiti vengono da fuori città.
Mettiamo caso però che tu abbia trovato un posto bellissimo fuori dal caos cittadino: che si fa? Si rinuncia? Assolutamente no. Se il posto presenta tutte le condizioni adatte, la creazione di un’atmosfera esclusiva e di intimità sarà un grandissimo vantaggio da sfruttare per fare centro.
In questo caso, fornisci ai tuoi invitati un servizio navetta: lo sforzo verrà sicuramente molto apprezzato.
Verso l'evento perfetto: il sopralluogo
È arrivato il momento più importante per la tua scelta: il sopralluogo. Chiudi gli occhi e prova a visualizzare il tuo evento.
Innanzitutto, quello che ogni event planner ti consiglierebbe è: assicurati la presenza di un ampio parcheggio, comodo soprattutto se la maggior parte dei partecipanti decidesse di recarsi con la propria auto.
E sicuramente, non sarebbe il caso di farli innervosire cercando in lungo e in largo un posteggio…
Altro dettaglio da non trascurare è l’assenza di qualsiasi tipo di barriera architettonica, per rendere l’evento accessibile a tutti.
Un dettaglio che sembra banale, ma che conferisce decisamente punti alla tua capacità di organizzatore.
Non sottovalutare gli aspetti tecnici come l'impianto audio, il collegamento internet, la cucina interna se necessaria al tuo evento ed eventuali certificazioni di cui potresti avere bisogno, come l'iso certifications.
In seguito, controlla anche la luce naturale, l’acustica, l'aria condizionata e la disposizione degli spazi della sala, condizioni che contribuiscono senza dubbio alla creazione di un’atmosfera accogliente.
Punta su location insolite per un evento indimenticabile
Sorprendi con sedi fuori dall’ordinario. Alcune idee di location originali per feste aziendali:
Dimore storiche: castelli, ville e palazzi d'epoca per un'atmosfera suggestiva fuori dal tempo. La dimora storica è la giusta cornice per eventi esclusivi e cene aziendali indimenticabili.
Spazi industriali riadattati: dimentica la solita sala meeting. Ex fabbriche, magazzini e capannoni e spazi polifunzionali trasformati in sedi dal design contemporaneo. Per meeting aziendali giovani e innovativi.
Musei e gallerie d'arte: possono essere affittate per eventi serali. Una cornice unica per presentazioni di prodotti culturali o artistici.
Mezzi di trasporto: organizza eventi su treni d'epoca, battelli, yacht o dirigibili per un'esperienza unica
Tetto di un grattacielo: vista panoramica mozzafiato sulla città da un ampio terrazzo o da una sala con vetrata scenica. La cornice ideale per eventi aziendali glamour.
Fattorie e agriturismi: location immerse nella natura. Ottimi per team building e creare spirito di squadra a contatto con la terra nella bella stagione.
Location botaniche: serre, giardini, orti botanici. Per eventi all'aria aperta a tema verde e sostenibilità.
Beach club: sulla spiaggia o in riva al lago. Per presentazioni estive chill in una location unica.
Spazi tecnologici: non il soliti centro congressi, ma piuttosto ampie sale con simulazione in realtà virtuale o planetari. Per eventi innovativi.
Scegli la location e organizza con Kampaay
L'organizzazione di eventi aziendali non è una passeggiata: sono tanti i dettagli da coordinare anche all'ultimo minuto e un aiuto potrebbe farti comodo vero?
Ecco perché, arrivato il momento di prenotare la location giusta, la scelta ideale che puoi fare è… Kampaay!
Grazie alla nostra ampia selezione delle migliori location in circolazione, potrai sicuramente trovare quella perfetta per qualsiasi tipo di evento aziendale tu stia organizzando. Tramite la piattaforma ti basta impostare la data prescelta, il numero dei partecipanti, il servizio catering, l’orario di inizio per scoprire quelle disponibili e il loro prezzo. Niente telefonate infinite, appunti sparsi qua e là e calcoli impossibili per capire il costo effettivo. E ricordati che, insieme a noi, puoi organizzare tutto il tuo evento in meno di 15 minuti.
Siamo un po’ la location digitale perfetta per gli organizzatori che vogliono fare centro, non trovi?
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