6/10/21

Evento virtuale: come curare i materiali di comunicazione e promozione

La comunicazione e la promozione sono essenziali per il tuo evento virtuale: ti permettono di prendere i primi contatti e di iniziare a creare un legame con i partecipanti. Non è un caso se, secondo una ricerca di American Express, il 33% degli event planner è disposto a investire budget in più per curare sin dall’inizio l’esperienza degli ospiti. Un’esperienza che passa anche attraverso i materiali di comunicazione e promozione.


La base di tutta la comunicazione? Grafica e lessico coordinati!

Qualsiasi sia l’evento che stai organizzando, ti consigliamo di creare un documento con tutti gli elementi della tua comunicazione. Il vantaggio è enorme: tutte le persone, interne o esterne alla tua azienda, che collaboreranno alla promozione del tuo evento avranno già delle direttive da cui partire e risparmieranno tempo.

Formalizza e condividi con il tuo team lo stile con cui vuoi comunicare: che sia un’immagine coordinata, un colore palette, un trattamento grafico o un lessico preciso da adottare (usare il termine registrazione invece di prenotazione, ad esempio), aiuterai l’utente a orientarsi e comprendere in modo immediato tutti i materiali che produrrai.


Un evento virtuale ti conquista con un semplice invito email

Quando si tratta di eventi virtuali, occorre sapersi distinguere. E non c’è modo migliore di farlo che con un’email di invito progettata ad arte. I nostri consigli: 

- Scrivi una email che conduca all’azione, crea un senso di urgenza, esplicita la tua value proposition e trasmetti energia con un titolo che va dritto al punto;

- Assicurati che l’email sia una perfetta estensione del tuo brand: il visual sarà il punto focale della comunicazione, l’elemento memorabile che l’utente assocerà al tuo evento;

- Progetta un messaggio semplice sia lato visual che testuale: le comunicazioni più chiare sono quelle che hanno i tassi più alti di conversione;

- Crea un buon engagement attraverso un video: può essere direttamente il CEO della tua azienda a invitare l’utente all’evento virtuale!

Scarica ora il Whitepaper

Locandina e cover del tuo evento virtuale? Sì ma con tutte le info giuste 

Cura tutti i touchpoint della tua immagine coordinata: banner, locandina, cover e post. Oltre a preparare tutte le varianti per ogni piattaforma (sito web, software di registrazione, social media) e a considerare i format ottimizzati per mobile, non dimenticare di inserire tutte le informazioni più importanti.

Dai una priorità a tema, data, orario, piattaforma e prezzo: assicurati che queste informazioni compaiano in tutte le declinazioni grafiche e abbiano un aspetto accessibile e facile da leggere al volo.


Il tocco finale per comunicare il tuo evento virtuale sta nei dettagli

A quanti eventi virtuali hai partecipato dall’anno scorso? E di quanti hai un ricordo vivido? Dalla tua risposta nasce una considerazione: per colpire davvero nel segno è necessario fare quel passo in più rispetto agli altri

L’effetto sorpresa è importantissimo sia prima che durante l’evento stesso: crea un altissimo hype con alcuni kit personalizzati che diventeranno i protagonisti del tuo evento. Oppure pensa a una piccola guida (cartacea è meglio!) con tutte le informazioni aggiuntive (dettagli su speaker, informazioni di contatto, eventuali contenuti ad hoc creati dagli sponsor): in questo modo rendi tangibile il tuo evento e non sovraccarichi di testi lo schermo dei tuoi partecipanti.

Porta il tuo evento virtuale al prossimo livello, bastano 15 minuti

Quanto è bello sapere di poter dedicare più risorse e budget alla promozione dell’evento perché la pianificazione ha bisogno di soli 15 minuti? Con Kampaay questo è possibile.

Kampaay è la piattaforma di event-as-a-service che ti fa organizzare il tuo evento virtuale in soli 15 minuti. Scegli il format che fa per la tua azienda e personalizza ogni step dell’organizzazione: il nostro sistema di booking online è il risultato di ricerche e di tantissimi eventi (fisici, virtuali e ibridi) organizzati insieme alle migliori aziende italiane.

Data, partecipanti ed esperienza: ecco ciò che ti serve per creare il tuo evento in autonomia e visualizzare subito il preventivo. E i fornitori? Non ci dovrai neanche pensare: avrai noi di Kampaay come interlocutore unico.

Organizza il tuo evento con noi: i 15 minuti partono da ora.



Contattaci

Contattaci per provare il servizio o scrivi un messaggio.
Ti risponderemo immediatamente.

Leggi anche